Poczuj biznes w chmurze i miej biurko bez papieru. Digitalizacja dokumentów w przedsiębiorstwach. Wywiad z Krzysztofem Wiśniewskim.

1. Panie Krzysztofie, działacie już Państwo na rynku informatycznym od ponad 20 lat, w czym dokładnie się specjalizujecie?

Specjalizujemy się w tworzeniu i wdrażaniu autorskich rozwiązań elektronicznej archiwizacji i obiegu dokumentów. Dzięki temu nasi klienci mogą znacząco ograniczyć koszty obsługi klientów oraz zdigitalizować i unowocześnić swoje procesy.

2. Wiem, że LUDZIE są dla Was bardzo ważni, dlatego inwestujecie w najlepszych specjalistów i  zapewniacie  im najlepsze warunki pracy, zgadza się?

Odpowiem wprost, ludzie są najważniejsi. To dzięki ich kompetencjom, doświadczeniu i zaangażowaniu istnieje CONTMAN. To dzięki Nim jesteśmy w stanie tworzyć nasze rozwiązania oraz wdrażać je u naszych Klientów. Inwestujemy w najlepszych specjalistów w naszej branży i staramy się zapewnić najlepsze warunki, ponieważ tylko tak możemy utrzymać rozwój naszych produktów i usług oraz obsługę klientów na najwyższym poziomie.

3. Co sprawiło, że zdecydowaliście się stworzyć kompleksowe narzędzie do digitalizacji dokumentacji jakim jest CONTMAN Director?

Musiałbym sięgnąć prawie 20 lat wstecz, kiedy to wspólnie z moim Partnerem – Tomaszem Czubkowskim – postanowiliśmy stworzyć firmę oferującą rozwiązania do elektronicznej archiwizacji i obiegu dokumentów. Odpowiadając krótko – widzieliśmy potrzeby Klientów w tym zakresie oraz brak kompleksowego rozwiązania na rynku.

4. Jak wyglądał proces powstawania Państwa rozwiązania?

Od początku wiedzieliśmy, że chcemy napisać własne, autorskie rozwiązanie. W pierwszym etapie stworzyliśmy elektroniczne archiwum dokumentów. W drugim, powstał moduł do skanowania i przetwarzania dokumentów. Dzięki niemu wszystkie dokumenty mogły trafiać do elektronicznego archiwum. Wkrótce okazało się, że z dokumentami wiążą się ich obieg i procesy biznesowe. Stworzyliśmy więc obieg dokumentów. Dalszy rozwój podyktowany został dwoma czynnikami: chęcią zaspokojenia potrzeb klientów oraz trendami rynku i rozwoju technologii.

5. Jakie są najważniejsze funkcjonalności CONTMAN DIRECTOR?

Pierwszą i najważniejszą funkcjonalnością to zapewnienie bezpiecznego i szybkiego dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia, a więc elektroniczne archiwum dokumentów. Niebagatelną sprawą jest możliwość integracji archiwum z systemami działającymi już u klientów.

Druga, to zapewnienie obiegu spraw, a więc możliwość podejmowania decyzji zdalnie, śledzenia przebiegu procesów i realizacji zadań.

Trzecia, szczególnie istotna w ostatnich miesiącach, wynikająca z  okresu pracy zdalnej, to możliwość właśnie zdalnego, elektronicznego podpisywania dokumentów oraz ich bezpiecznej archiwizacji.

6. Rozumiem, a jakie korzyści będzie miała firma decydując się akurat na Wasze rozwiązanie?

Praktycznie od zawsze korzyści jakie związane są z zastosowaniem naszych rozwiązań oscylują w zakresie obniżenia, a często całkowitego wyeliminowania kosztów związanych z obsługą tradycyjnych – papierowych – dokumentów. To również skrócenie czasu i obniżenie kosztów obsługi klientów oraz procesów w danej organizacji. Zawsze wiąże się to z zapewnieniem i zwiększeniem bezpieczeństwa dokumentów i dostępu do nich. Spełnienie wymogów RODO i innych przepisów w tym zakresie. Nie bez znaczenia jest często realizacja strategii digitalizacji organizacji, a co za tym idzie ochrony przyrody i działań proekologicznych.

7. Jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się na Wasze rozwiązanie, jak wyglądają dalsze etapy działania?

Zakładam, że taka część jak zebranie wstępnym wymagań, zapoznanie się z celami Klienta została już wykonana. W takim przypadku, w pierwszym etapie, potwierdzamy potrzeby klienta i jego cele. W przeważającej części proponujemy gotowe rozwiązania lub ich dostosowanie. Następnie przeprowadzamy wdrożenie. Szkolimy użytkowników. Na koniec obsługę przejmuje dział pomocy i wsparcia, który w razie pytań stara się na bieżąco odpowiadać klientom.

8. Czy uważa Pan, że w dzisiejszych czasach takie rozwiązania to już MUST HAVE dla firmy?

Odpowiem przewrotnie, w przeciągu ostatnich lat nie spotkaliśmy się z klientami, którzy nie posiadali żadnych tego typu rozwiązań lub choćby ich zalążka. Dzisiejszy biznes jest już sam w sobie bardzo mocno zdigitalizowany. Wysyłamy e-maile, korzystamy z aplikacji mobilnych, tworzymy i przesyłamy dokumenty elektroniczne oraz korzystamy z systemów ERP, CRM, back-office…

Pytanie, przed którym stają klienci to raczej: “Na ile jesteśmy zdigitalizowani – czy mamy do tego odpowiednie rozwiązania, które zapewnić mogą pełną digitalizację”.

9. Może Pan opowiedzieć o Waszym doświadczeniu? W jakich firmach udało się już Wam wdrożyć CONTMAN DIRECTOR?

W ciągu 20 lat działalności mieliśmy możliwość wdrażać nasze rozwiązania praktycznie w każdym sektorze gospodarki. Na początku, najczęściej digitalozowały się instytucje finansowe takie jak: banki, ubezpieczyciele czy firmy leasingowe. Z biegiem lat przyszła kolej na inne branże jak choćby: telekomy, utilities, transport i logistykę czy handel i dystrybucję. W każdej z tych branż, z naszych rozwiązań korzysta jeden z liderów.

10. Czy myślicie nad rozwojem Waszym rozwiązań? Jeśli tak, to w jakim kierunku?

Oczywiście. Proces rozwoju i badań jest wpisany w nasz biznes. Chcemy i robimy to. Mało tego, nasi klienci wręcz oczekują tego od nas. Często pytają się, w którą stronę idzie rynek, jak się przygotować, jak wykorzystać nasze rozwiązania, aby zdobyć przewagę. Obserwuję to szczególnie w branży handlowej i dystrybucji, gdzie nawet niewielkie usprawniania i digitalizacja procesów wpływa znacząco (dzięki skali) na przewagę oraz wynik finansowy.

Jeżeli chodzi o kierunek rozwoju na najbliższe 12 miesięcy to na pewno będziemy rozwijać moduł, który pozwala na zdalne, a więc elektroniczne, podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Wiążą się z tym dodatkowe wymagania zapewnienia identyfikacji i weryfikacji osób, które biorą udział w procesie zawarcia transakcji. 

Drugim kierunkiem jest rozwój i jeszcze większa automatyzacja archiwizacji dokumentów elektronicznych. To odpowiedź na potrzeby naszych klientów, którzy w dobie pracy zdalnej przełączyli się na tworzenie tylko dokumentów elektronicznych w niespotykanej do tej pory skali. Często oznacza to nowe dokumenty i nowe procesy z nimi związane, którym trzeba zapewnić elektroniczną archiwizację i obieg.