Trzy ciekawe wdrożenia rozwiązań CONTMAN w dziale HR – elektroniczna teczka akt osobowych

Najważniejsze to:

• usprawnienie procesu akceptacji i podpisywania umów i dokumentów pracowniczych przy wykorzystaniu technologii mobilnych, podpisów elektronicznych,
• uruchomienia zgodnego z obowiązującymi przepisami e-archiwum dokumentów HR, w tym elektronicznych teczek pracowniczych,
• ograniczenie kosztów szeroko pojętej logistyki dokumentów w tradycyjnej papierowej formie,

Jeżeli chodzi o zrealizowane projekty warto wskazać:

W organizacji z sektora finansowego wprowadziliśmy digitalizację teczek akt osobowych pracowników, w pierwszej kolejności tych tzw. archiwalnych, a w drugiej – bieżących, w których gromadzona jest dokumentacja aktualnie zatrudnionych pracowników. Rozwiązanie zostało zintegrowane z systemem SAP wspierającym obszar HR w organizacji. Na etapie digitalizacji dokumentów papierowych oraz przyjmowania dokumentów w formie elektronicznej zapewniliśmy obsługę pieczęci kwalifikowanej, poprzez integrację z rozwiązaniem jednego z dostawców usług kwalifikowanych. Dzięki temu nasz klient wykonał znaczący krok w kierunku kompleksowej digitalizacji obszaru HR w niedalekiej przyszłości.

W organizacji z sektora produkcyjnego uruchomiliśmy e-Teczkę pracownika (elektroniczna teczka akt osobowych) w obszarze pozostałej dokumentacji pracowniczej, jako pierwszy krok do digitalizacji wszystkich procesów HR. Dzięki temu dokumentacja związana z wykonywaniem pracy, rejestracją czasu pracy, odzieżą roboczą, przepisami BHP i in. przetwarzana i przechowywana jest wyłącznie w formie elektronicznej. Wdrożony system został zintegrowany z kilkoma systemami dziedzinowymi, które generują dokumenty. Dzięki temu organizacja obniżyła koszty związane z kompletowaniem dokumentów. Wykorzystanie rozwiązania umożliwiło skrócenie czasu obsługi spraw pracowniczych dzięki łatwemu i sprawnemu wyszukiwaniu dokumentów oraz ich udostępnianiu uprawnionym użytkownikom.

W organizacji z sektora retail zatrudniającej kilkanaście tysięcy pracowników uruchomiliśmy pełną digitalizację dokumentacji pracowniczej wraz z e-Teczką pracownika. Wprowadzone zostały rozwiązania w pełni automatyzujące przetwarzanie dokumentacji papierowej na formę elektroniczną. Integracja z systemem klasy ERP umożliwiła wymianę informacji i danych. Zapewniliśmy możliwość podpisywania dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej bezpośrednio w miejscu pracy w strukturze rozproszonej. Firma obniżyła koszty i zwiększyła bezpieczeństwo, dzięki skróceniu czasu trwania procesów biznesowych oraz ich uszczelnieniu. Natychmiastowy dostęp do elektronicznej wersji dowolnego dokumentu w tak dużej organizacji wymiernie wpłynął na efektywność pracy całego działu HR.

Więcej o elektronicznej teczce akt osobowych dowiesz się w tym opisie >>