Sektor handlu i dystrybucji charakteryzuje się dynamiczną wymianą dokumentów, takich jak faktury, zamówienia, dokumenty magazynowe, umowy z dostawcami oraz dokumentacja logistyczna. Skuteczna digitalizacja procesów biznesowych pozwala na redukcję kosztów, eliminację papierowego obiegu dokumentów oraz poprawę szybkości i precyzji operacji. Rozwiązania CONTMAN wspierają transformację cyfrową w handlu i dystrybucji, zapewniając zgodność z przepisami, bezpieczeństwo i efektywność działań operacyjnych.
1. Inteligentna ekstrakcja i analiza dokumentów – CONTMAN EiDION
Zastosowanie:
- Automatyczne przetwarzanie faktur i zamówień – ekstrakcja danych, weryfikacja poprawności dokumentów, eliminacja błędów manualnych.
- Rozpoznawanie i klasyfikacja dokumentów – system sam identyfikuje dokumenty i przypisuje je do odpowiednich kategorii, np. faktury, protokoły odbioru, umowy dostawcze.
- Analiza danych sprzedażowych i logistycznych – ekstrakcja kluczowych informacji z raportów sprzedażowych, analizowanie stanów magazynowych i danych o dostawach.
- Automatyczne powiadomienia o brakujących dokumentach – przypomnienia dla kontrahentów o brakujących fakturach, certyfikatach czy dokumentach transportowych.
- Optymalizacja procesów zakupowych – analiza dokumentów dostawczych i faktur pozwala na efektywniejsze zarządzanie zamówieniami i minimalizację kosztów zakupów.
2. Elektroniczne archiwum dokumentów handlowych – CONTMAN ALTAiR
Zastosowanie:
- Centralne repozytorium dokumentów – bezpieczne przechowywanie faktur, umów z dostawcami, dokumentacji celnej oraz certyfikatów produktowych.
- Automatyczne indeksowanie i OCR – szybkie wyszukiwanie faktur, zamówień, dokumentacji transportowej oraz list przewozowych.
- Integracja z systemami ERP i CRM – automatyczna archiwizacja dokumentów generowanych w systemach handlowych i logistycznych.
- Bezpieczny dostęp dla pracowników i partnerów – możliwość nadawania dostępu do dokumentacji dla pracowników magazynów, sprzedawców oraz dostawców.
- Skrócenie czasu obsługi dokumentów – eliminacja konieczności ręcznego przeszukiwania akt oraz obsługi papierowej dokumentacji.
- Zgodność z regulacjami prawnymi – archiwizacja dokumentacji zgodna z wymogami RODO oraz przepisami podatkowymi.
3. Elektroniczna teczka pracownicza – CONTMAN EMPLOi
Zastosowanie:
- Przechowywanie dokumentacji pracowników działu sprzedaży i logistyki – umowy, zaświadczenia, certyfikaty i historia zatrudnienia.
- Monitorowanie terminów badań lekarskich i szkoleń BHP – automatyczne przypomnienia o konieczności aktualizacji uprawnień i badań.
- Zgodność z regulacjami RODO – pełna kontrola nad danymi osobowymi pracowników.
- Integracja z systemami HR i kadrowymi – automatyczna archiwizacja dokumentacji pracowniczej generowanej w systemach kadrowych.
- Automatyzacja procesów kadrowych – redukcja czasu potrzebnego na zarządzanie dokumentami personalnymi.
4. Podpis elektroniczny w handlu i dystrybucji – CONTMAN SiGNIA
Zastosowanie:
- Elektroniczne podpisywanie umów z dostawcami i odbiorcami – eliminacja konieczności drukowania i przesyłania dokumentów do podpisu.
- Szybszy proces akceptacji zamówień i umów – podpisywanie kontraktów, zamówień oraz dokumentów handlowych.
- Zdalne podpisywanie dokumentów przez kontrahentów – możliwość podpisywania umów online, co przyspiesza procesy handlowe i logistyczne.
- Bezpieczna archiwizacja podpisanych dokumentów – pełna zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi dokumentacji handlowej.
- Redukcja błędów formalnych – automatyczne sprawdzanie poprawności dokumentów przed podpisaniem.
5. Automatyzacja procesów w handlu i dystrybucji
Zastosowanie:
- Automatyzacja procesu obsługi zamówień – elektroniczny obieg dokumentów zamówień i faktur, integracja z systemami ERP.
- Obsługa reklamacji i zwrotów – automatyczne zarządzanie zgłoszeniami reklamacyjnymi, dokumentacja zwrotów i ich analiza.
- Automatyczne generowanie dokumentów logistycznych – listy przewozowe, faktury, potwierdzenia dostaw.
- Zarządzanie dostawcami i kontraktami – optymalizacja procesu wyboru dostawców, analiza kosztów i historii współpracy.
- Compliance i audyt – automatyczne raportowanie zgodności dokumentacji z regulacjami branżowymi.
Korzyści dla handlu i dystrybucji
- Szybsza realizacja zamówień – eliminacja zbędnych opóźnień w obiegu dokumentów.
- Niższe koszty operacyjne – redukcja kosztów druku, wysyłek i przechowywania dokumentacji.
- Bezpieczeństwo danych – zgodność z regulacjami RODO i podatkowymi.
- Mobilność i elastyczność – obsługa dokumentów online, z dowolnego miejsca.
- Optymalizacja zarządzania ryzykiem – analiza danych i lepsza kontrola nad procesami.
Dzięki rozwiązaniom CONTMAN sektor handlu i dystrybucji może efektywnie przejść na cyfryzację, przyspieszając procesy, redukując koszty i poprawiając jakość obsługi Klienta.
Umów demo
