Rozwiązania CONTMAN w pracy Działu Administracji
13 kwietnia 2021 | > Archiwizacja elektroniczna, Aktualności, Case studies, Poradnik
W większości organizacji dział administracji stanowi podstawowy punkt styku procesów biznesowych z jej otoczeniem. Dodatkowo, a w wielu przypadkach przede wszystkim, dział administracji dba o bezpieczny i efektywny obieg dokumentów i spraw pomiędzy innymi komórkami biznesowymi. Codzienna praca tego departamentu związana jest zatem z przetwarzaniem dokumentów, zarządzaniem ich dystrybucją oraz archiwizacją.
Realizacja wymienionych zadań w tradycyjnej formie obejmuje zazwyczaj:
- Organizację dokumentacji przychodzącej z innych komórek biznesowych
- Dystrybucję dokumentów w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym
- Wysyłkę pocztą tradycyjną i elektroniczną
- Przygotowywanie dokumentów do akceptacji i podpisu
Wprowadzenie do organizacji rozwiązań umożliwiających digitalizację dokumentów i spraw pomoże przede wszystkim w:
- skróceniu czasu realizacji zadań i procesów administracyjnych,
- zwiększeniu wydajności i efektywności pracy działu administracji,
- obniżeniu kosztów operacyjnych związanych z przetwarzaniem dokumentów,
- bezpiecznej elektronicznej archiwizacji dokumentów i zapewnieniu ich dostępność uprawnionym pracownikom,
- zwiększeniu bezpieczeństwa przesyłanych i przetwarzanych danych,
- zapewnieniu wysokiej jakości procesów administracyjnych dzięki możliwości zautomatyzowania zadań związanych z rejestracją i dystrybucją dokumentów,
- usprawnieniu procesu negocjowania zapisów oraz podpisywania umów, kontraktów i zamówień dzięki wykorzystaniu podpisu elektronicznego lub odręcznego podpisu biometrycznego,
- zagwarantowaniu spełnienia wymagań RODO w zakresie przechowywania oraz anonimizacji dokumentów
- bezpiecznym i efektywnym zarządzaniu podpisanymi dokumentami, dzięki ich przechowywaniu w wielopoziomowym, wielospółkowym e-archiwum dokumentów,
- uporządkowaniu, usystematyzowaniu i połączeniu dokumentacji z różnych działów lub spółek firmy,
- zagwarantowaniu dostępu do powiązanych ze sobą danych i dokumentów poprzez przeglądarkę internetową, w praktyce z każdego miejsca na świecie.
Praca działów administracji przekłada się na efektywne działanie większości procesów w organizacji. Zapewnienie nowoczesnych, sprawdzonych i bezpiecznych rozwiązań systemowych wspierających realizację zadań związanych z obszarem administracji staje się dziś dla wielu firm priorytetem. Kompleksowa digitalizacja obsługi dokumentów i spraw z pewnością wpłynie pozytywnie na jakość i efektywność pracy całej organizacji.
