Felieton – Proekologiczne korzyści digitalizacji organizacji.

Ekologiczny aspekt przetwarzania dokumentów staje się w ostatnich czasach coraz bardziej znaczący. Wiele firm, chcąc inwestować w nowoczesne, proekologiczne rozwiązania odchodzi od administracji opartej wyłącznie na dokumentach w formie papierowej, na korzyść elektronicznych (np. dokumenty potwierdzone podpisem elektronicznym). Rosnące potrzeby niosą za sobą nowe rozwiązania informatyczne, mające na celu zarządzanie dokumentami elektronicznymi.

Jak zadbać o środowisko i ograniczyć koszty?

Poniżej przedstawiłem 10, moim zdaniem kluczowych działań proekologicznych, które na co dzień warto realizować w firmach i instytucjach w zakresie dokumentów i procesów biznesowych.

1. Wszędzie tam gdzie to możliwe – należy korzystać tylko z dokumentów elektronicznych. Warto wdrożyć w przedsiębiorstwie elektroniczne archiwum dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów.
2. Rekomenduję wprowadzenie w komunikacji wewnątrz firmy i w kontaktach z klientami rozwiązania i procedury, które wykorzystują elektroniczne dokumenty, a nie dokumenty papierowe.
3. Ogranicz lub całkowicie zrezygnuj z kopiowania dokumentów papierowych.
4. Wprowadź jako jedną z kluczowych zasad jak najszybszą zamianę dokumentów papierowych na formę elektroniczną np. skanując je.
5. Skorzystaj z podpisu elektronicznego i namów do korzystania z niego swoich klientów, dostawców i partnerów biznesowych.
6. Jeżeli to możliwe jak najszybciej zutylizuj dokumenty papierowe, a te które będą Ci jeszcze potrzebne, zeskanuj i umieść w elektronicznym archiwum.
7. Przesyłaj tylko dokumenty elektronicznie. Zapamiętaj, że wysyłając dokumenty w formie papierowej zużywasz kolejny papier lub tworzywo sztuczne w postaci kopert, zużywasz dodatkową energię i wpływasz na zanieczyszczenie środowiska.
8. Zrezygnuj z zamawiania dokumentów papierowych z archiwów zewnętrznych. Zleć ich zeskanowanie i przesłanie (udostępnienie) elektronicznej wersji.
9. Ogranicz do minimum przechowywanie dokumentów papierowych w archiwach. Pamiętaj, że utrzymanie archiwów obciąża środowisko poprzez zużycie energii potrzebnej do utrzymania odpowiedniej temperatury i wilgotności powietrza, oświetlania. Archiwa wymagają dodatkowo ochrony, zapewnienia warunków przeciwpożarowych i konserwacji urządzeń oraz budynków często przez dziesiątki lat. Ostatecznie pociąga to za sobą dodatkową energię i koszty potrzebne do zutylizowania tych dokumentów, segregatorów i tworzyw sztucznych takich jak choćby foliowe koszulki czy przekładki.
10. Wybierz dział lub proces w Twojej firmie i zacznij wdrażać rozwiązania digitalizacji dokumentów. W ten sposób znacząco wpłyniesz na poprawę i ochronę środowiska naturalnego.

Poznaj rozwiązania proekologiczne w zarządzaniu dokumentacją elektroniczną.!

Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu.