Procesy HR w wersji 2.0
W obliczu wybuchu pandemii COVID-19 wiele firm w trosce o swoich pracowników zdecydowało się na wprowadzenie pracy zdalnej. Również w CONTMAN podjęliśmy taką decyzję i postanowiliśmy, że będziemy także po zakończeniu pandemii umożliwiać naszemu zespołowi pracę poza biurem. Z tego co obserwujemy na rynku, możemy przypuszczać, że takich firm jak nasza będzie więcej. Gdy dobra koniunktura powróci do gospodarki, wielu przedsiębiorców ponownie zacznie rekrutować i wdrażać do pracy nowych pracowników. Praca w modelu zdalnym spowoduje jednak zupełnie nowe podejście do procesu zatrudniania, chociażby w sposobie zawarcia umowy na odległość, tak aby nie było konieczne spotkanie w siedzibie firmy czy też obustronna wymiana dokumentów pocztą.
Od jakiegoś czasu działy HR mogą już korzystać z rozwiązań umożliwiających zdalną obsługę personalną rozproszonych zespołów i działów. Elektroniczne akceptowanie i podpisywanie dokumentów, jest w ich przypadku wygodne i tanie – nie jest konieczne drukowanie, a sama obsługa procesu zajmuje zazwyczaj kilka minut. Według najbardziej powszechnej interpretacji i związanej z nią praktyki przyjmuje się, że dla ważności zdecydowanej większości oświadczeń woli i dokumentów funkcjonujących w obrocie gospodarczym wystarczające jest zachowanie określonej przepisami formy dokumentowej. Oznacza to, że do ich skutecznego podpisania wystarczający jest poprawnie złożony zwykły podpis elektroniczny. Dodatkowym ułatwieniem dla działów HR jest brak konieczności prowadzenia teczek pracowniczych w formie papierowej. Zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może przechowywać akta pracownicze w postaci elektronicznej. Tym samym dokumenty podpisane elektronicznie – będące oryginałami dokumentu – mogą być dołączane do elektronicznych akt pracownika
Wspomnieliśmy w powyższym akapicie o formie dokumentowej i zwykłym podpisie elektronicznym, który z punktu widzenia aktualnie obowiązujących przepisów jest wystarczający do tego, by zrealizowana za jego pomocą czynność była uznana za ważną i dokonaną z zachowaniem należytej staranności. Co zrobić, gdy forma dokumentowa nie jest jednoznaczna dla danej czynności prawnej lub gdy do jej skutecznego dokonania wymagane jest zachowanie formy pisemnej? Jak w sposób elektroniczny podpisać tego rodzaju dokumenty? Najbardziej powszechne interpretacje wskazują, że jeżeli dokument związany z realizacją określonej czynności, np. umowa, zawiera zapis mówiący o wymaganiu zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, do jego skutecznego podpisania w wersji elektronicznej niezbędne jest posiadanie przez wszystkie jej strony podpisu kwalifikowanego. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym złożonym na tzw. papierowym dokumencie. Z naszych obserwacji wynika, że zastosowanie podpisu kwalifikowanego nie jest najczęstszą z możliwości wybieranych przez organizacje. Okoliczności, w których jego zastosowanie jest obligatoryjnie wymagane, pojawiają się stosunkowo rzadko, i zazwyczaj dotyczą wąskiej grupy osób z zarządu i managementu wyższego szczebla.
Jak skutecznie zawrzeć umowy o pracę przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego?
Wracając do naszych rozważań, czy umowa o pracę zawierana pomiędzy pracodawcą, reprezentowanym przez uprawnioną osobę, a pracownikiem może być zawarta w formie dokumentowej, czy wymaga formy pisemnej? A może, zapytajmy raczej, co należy zrobić by skutecznie i zgodnie z prawem zawrzeć umowę o pracę w formie elektronicznej? O wydanie opinii w tej kwestii poprosiliśmy kancelarię prawną, która specjalizuje się w pomaganiu organizacjom w przygotowaniu się od strony formalnej do realizacji zdigitalizowanych procesów biznesowych w kluczowych obszarach działalności. Poprosiliśmy też, by przygotowana opinia dotyczyła procesu zawierania umów o pracę z wykorzystaniem rozwiązań z ekosystemu CONTMAN Paperless. W jego skład wchodzą aplikacje CONTMAN Digital Signature, która umożliwia podpisywanie dokumentów poprzez stronę internetową, oraz CONTMAN Mobile, dedykowana aplikacja mobilna, w której można podpisać dokument na urządzeniu mobilnym.
Oto synteza otrzymanej opinii:
“Z punktu widzenia pracodawcy możliwym jest skuteczne zawarcie umowy o pracę przy wykorzystaniu rozwiązań CONTMAN Digital Signature i CONTMAN Mobile oraz jej późniejsze przechowywanie w formie elektronicznej, przy czym pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy jest zobowiązany do przekazania pracownikowi na piśmie potwierdzenia ustaleń co do stron umowy o pracę, rodzaju tej umowy oraz jej warunków, oraz w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę informacji w zakresie: obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Przy czym pracodawca nie jest zobowiązany przechowywać informacji, o których mowa powyżej w formie papierowej – dla zabezpieczenia swoich interesów pracodawca powinien uzyskać potwierdzenie otrzymania tych informacji przez pracownika, np. za pośrednictwem złożenia oświadczenia przy użyciu rozwiązań informatycznych CONTMAN”.
Postaw na umowy o pracę 2.0
Reasumując, umowy o pracę podpisane za pomocą podpisu elektronicznego w aplikacji CONTMAN Digital Signature lub CONTMAN Mobile są zawarte skutecznie i zgodnie z prawem. Możliwość zawarcia umowy o pracę w formie elektronicznej jest z pewnością wygodna i korzystna nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracownika. Organizacje, z którymi współpracujemy, potwierdzają, że wykorzystanie rozwiązań umożliwiających elektroniczne podpisywanie dokumentów przynosi im wymierne rezultaty i pozwala sprawniej reagować na rynkowe wyzwania. W przypadku procesów HR to nie tylko redukcja czasu poświęcanego na dotychczasową obsługę umów, które możemy otrzymać od pracowników w ciągu kilku minut. To w rezultacie także pełna kontrola nad przepływem dokumentów i dostęp do nich wszędzie i o każdej porze.
