Felieton – Digitalizacja dokumentów w organizacji. Część IV – Możliwość elektronicznego podpisania i przesłania dokumentów.

Czy możemy mieć możliwość podpisywania dokumentów elektronicznie?

To było pytanie, które usłyszeliśmy od większości naszych klientów, kiedy praca zdalna stała się już dla nich koniecznością. Oczekiwano od nas szybkiego wdrożenia tej możliwości, przeszkolenia zdalnie pracowników i przygotowania odpowiednich procedur. Pamiętam sytuację, kiedy spotkałem się z jednym z dostawców podpisu kwalifikowanego. To był dopiero początek pandemii w Polsce. Poinformował mnie on wtedy, że jego pracownicy oraz firmy partnerskie nie były w stanie uruchamiać na bieżąco zakupionych pakietów podpisów elektronicznych, ponieważ proces weryfikacji tożsamości przy wydaniu certyfikatu nadal był skomplikowany i czasochłonny. Terminy sięgały … dwóch tygodni.

Faktem było, że pandemia wymusiła na firmach i osobach fizycznych konieczność szybkiego wdrożenia możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów. Wtedy, nawet wysoki koszt nabycia certyfikatu kwalifikowanego nie stanowił problemu. Wynosił on 800 zł (370 zł  nabycie certyfikatu w pierwszym roku wraz z potwierdzeniem tożsamości 430 zł). Na potrzeby klientów znalazły się szybko alternatywne rozwiązania, w tym nasze CONTMAN Digital Signature, które dla większości transakcji jest w pełni wystarczające i zgodne z prawem zarówno polskim, jak i europejskim.

Możliwość podpisywania dokumentów elektronicznie wpłynęła na wdrożenie kolejnego z naszych narzędzi – CONTMAN Archive. Stało się tak, ponieważ pojawiła się konieczność przechowywania, udostępniania, zarządzania tymi dokumentami. Nowy, elektroniczny sposób przechowywania i zarządzania dokumentami stał się dla firm bezpieczniejszy. Wykluczono ryzyko kradzieży dokumentów czy dostępu do nich przez osoby do tego niepowołane. 

Kolejnym krokiem było skonfigurowanie i wdrożenie procedur archiwizacji dokumentów. O tym, jakie rozwiązania zaproponowaliśmy przeczytasz w kolejnej części mojego felietonu.

Więcej o podpisie elektronicznym znajdziesz w opisie >>