Let’s go paperless!

Dziś, gdy w organizacjach papier nadal stanowi 50-80% całego strumienia danych, prawidłowa i skuteczna rejestracja informacji oraz jej dystrybucja do procesów biznesowych stanowi niemałe wyzwanie.  

Czy należy podjąć dane działania, czy nie warto ich podejmować to suwerenna decyzja każdej organizacji. Dostawcy mogą na nią wpływać, próbować inspirować albo po prostu nagabywać, idąc najłatwiejszą ścieżką, nie angażując się w poznanie celu biznesowego klienta. Moim zamiarem nie jest przedstawianie analiz, opowiem o pewnym przypadku, który już w ubiegłym roku dał mi do myślenia. Na progu obecnego powoduje zaś, że jestem bardzo bliski stwierdzenia: przyszedł czas na bliższe przyjrzenie się jednemu z początkowych ogniw ciągu zdarzeń biznesowych w każdej organizacji, czyli rejestracji i dystrybucji dokumentów. Ale po kolei.

Podczas jednego ze spotkań – nie napiszę z kim i gdzie, dość, że chodzi o dużą organizację – padło takie stwierdzenie: wdrożyliśmy paperless office. Jakkolwiek jestem zwolennikiem tezy, że biuro bez papieru jest dziś niemożliwe (zapewne rozwinę ją w przyszłości), zbadałem dokładniej ten temat. Okazało się, że całe wdrożenie polegało na przeniesieniu procesu przyjmowania, rejestracji i dystrybucji korespondencji do zewnętrznej jednostki. Żaden proces generujący papierową dokumentację nie został zoptymalizowany, liczba przetwarzanych dokumentów nie została zmniejszona ani o jedną kartkę, a jednak osiągnięto efekt w postaci biura bez papieru.

Moje zdziwienie było tym większe, gdy uświadomiłem sobie, że w CONTMANIE realizujemy przecież podobne wdrożenia od kilkunastu lat – z tą jednak różnicą, że staramy się zachowywać zdrowy rozsądek w górnolotnym nazywaniu outsorcingu dokumentacji mianem „paperless office”. Ideą „biura bez papieru” nie jest bowiem tylko „wypchnięcie” problemu na zewnątrz, ale przede wszystkim wprowadzenie takich rozwiązań, które pozwolą na optymalizację procesów biznesowych.

Nie deprecjonuję przy tym samego wydarzenia, ani decyzji podjętych przez organizację, o której mowa – to była w rezultacie bardzo cenna lekcja. W połączeniu z tym, czego doświadczaliśmy w tamtym czasie podczas dziesiątków innych spotkań, doprowadziła ona – zresztą nie tylko mnie – do przekonania, że jednym z kluczowych celów biznesowych w organizacjach jest skrócenie czasu podejmowania decyzji. A dokładniej – dostarczenia właściwej informacji z właściwego kanału do właściwego adresata. To jest właśnie główny efekt wdrożenia „paperless office”. Prowadzi on bezpośrednio do obniżenia kosztów i zwiększenia przychodów, a także ułatwia osiąganie konkretnych celów finansowych. Z myślą o tym przygotowaliśmy i od wielu lat skutecznie wdrażamy nasz system – CONTMAN Director.

Rolą CONTMANA jest usprawnienie i optymalizacja obiegu dokumentów, przy pełnym zrozumieniu specyfiki działań klienta.Dziś, gdy w organizacjach papier nadal stanowi 50-80% całego strumienia danych, prawidłowa i skuteczna rejestracja informacji oraz jej dystrybucja do procesów biznesowych stanowi niemałe wyzwanie. Nie chodzi już o samo zużycie papieru, ale efektywniejsze wykorzystywanie zasobów oraz oszczędność czasu w realizacji kluczowych czynności. Ten wątek rozwinę w kolejnym artykule.

Albert Ziarko
Dyrektor ds. Sprzedaży