Optymalnym początkiem wydaje się być wprowadzenie elektronicznej archiwizacji dokumentów i zarządzania bezpiecznym dostępem do nich (np. CONTMAN Archive). Kolejnym krokiem może być umożliwienie akceptacji i podpisywania dokumentów w formie elektronicznej (np. CONTMAN Digital Signature). Te dwa elementy są zazwyczaj kluczowe, gdy poważnie myślimy o cyfryzacji i tzw. odpapierzeniu podstawowych procesów biznesowych w organizacji.

Mamy zatem dokument w formie elektronicznej, zdigitalizowany na wejściu do organizacji lub taki, który od początku powstania miał postać elektroniczną. Co więcej, ten dokument możemy zaakceptować i podpisać w formie elektronicznej, a następnie ponownie umieścić go w profesjonalnym elektronicznym archiwum. Czy to już wszystko?

Dokumenty zazwyczaj związane są z konkretnymi procesami, czy sprawami realizowanymi przez organizację. Zamówienie odpowiada wcześniej otrzymanej ofercie, podpisanej umowie, wystawionemu zleceniu i przyjętej fakturze. W sektorze finansowym, telekomunikacyjnym czy retail mówimy na przykład o tzw. teczce klienta, kartotece umowy, czy widoku sprawy. Nomenklatura być może nie jest aż tak ważna, jak rezultat biznesowy.

Dodajmy do tego, że pojawienie się dokumentu w organizacji wiąże się z zainicjowaniem określonej sprawy, jej kontynuacją lub zakończeniem. Oto pełen obraz tego, co zapewni nam właściwe, uporządkowane i bezpieczne udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej.

Warto pamiętać, że nawet najlepiej przeprowadzona digitalizacja i profesjonalnie zorganizowane elektroniczne archiwum dokumentów mogą nie wystarczyć, gdy zapomnimy o wykorzystaniu wartości dodanej w postaci integracji z zewnętrznymi źródłami danych. Są nimi najczęściej systemy finansowo księgowe, kadrowo płacowe, systemy transakcyjne w bankach, towarzystwach ubezpieczeniowych i firmach leasingowych. Krótko mówiąc, jeżeli w procesie digitalizacji możemy pozyskać dodatkowe wysokiej jakości dane biznesowe, to niewątpliwie warto skorzystać z tej możliwości.

Podstawowe systemy biznesowe, choć wspierają najważniejsze procesy organizacji oraz realizują kluczowe transakcje, zazwyczaj nie służą do przechowywania dużej ilości dokumentów z nimi związanych. Jednak gdy w odpowiedni sposób zostanie przeprowadzony proces integracji, użytkownicy systemów klasy ERP (np. SAP), CRM (np. SalesForce) i in. będą mogli wyświetlać dokumenty związane z obsługiwanymi przez nich sprawami w sposób bezpieczny, bezpośrednio z poziomu ekranu podstawowej aplikacji biznesowej.

Podsumujmy, omówiliśmy elektroniczną archiwizację dokumentów, możliwość ich akceptacji i podpisywania w formie elektronicznej oraz wskazaliśmy, jak ważne może być wykonanie integracji z innymi systemami. Ponownie zapytajmy, czy to już wszystko?

Konsultancka odpowiedź ciśnie się na usta – “to zależy” :), choć w tym wypadku jest bardzo adekwatna. Wiele organizacji właśnie dzięki tym działaniom zdigitalizowało swoje kluczowe procesy biznesowe i osiągnęło wymierne korzyści finansowe oraz wizerunkowe. Dla innych to był dopiero początek większych zmian polegających na optymalizacji procesów, które od lat działały w niezmienionej formie. W tym miejscu postawię jednak kropkę, ale obiecuję, że wrócimy jeszcze do tego tematu.

Masz pytania?
Zapraszam na spotkanie on-line.