Z czego najczęściej wynikają tzw. „dedlajny”?

• z zapisów w umowach biznesowych między nami, dostawcami czy klientami,
• z terminów płatności podatków, faktur, wynagrodzeń, 
• uregulowań wynikających z przepisów prawa,
• terminów odpowiedzi do regulatora, 
• regulaminów i procedur, 
• dobrych praktyk, 
• naszych deklaracji.

Niedotrzymanie terminów prawie zawsze obwarowane jest konsekwencjami. Do tych najbardziej dotkliwych należą konsekwencje karne, karno-skarbowe, finansowe. Skutki niedotrzymania terminów mogą być również karami w postaci nagany, ale również utraty prestiżu, nadszarpnięcia marki czy renomy firmy. Możemy też, tak po ludzku, zawieść klienta, koleżankę czy kolegę z pracy, co często pociąga za sobą pogorszenie dobrych stosunków i przekłada się negatywnie na współpracę.

Z biznesowego punktu widzenia jednym z najbardziej efektywnych sposobów jest określenie ich w zadaniach, czyli dodanie do zadań deadlinów – terminów ich realizacji i/lub czasu w jakim powinny zostać wykonane. Koniecznie trzeba dodać i badać czas realizacji całego procesu, gdyż od tego zależy całościowe dotrzymanie terminów.

Kolejną kwestią jest przydzielenie zadań zgodnie z kompetencjami pracowników, którzy będą je wykonywali. Trzeba też wziąć pod uwagę obłożenie – czyli przydzielenie pracownikowi tylko realnej ilości zadań, takiej którą jest w stanie wykonać. 

Poniżej jeszcze kilka porad, które jako CONTMAN zebraliśmy z wdrożeń naszych klientów:

• w procesach biznesowych duże zadania dziel na mniejsze,
• określ priorytety zadań i ich sposób prezentacji na liście zadań do wykonania,
• stwórz harmonogram – czytelny kalendarz, aby każdy pracownik widział nie tylko ilość zadań i priorytety ale również ich rozłożenie w czasie,
• daj możliwość współdzielenia pracy i wzajemnej pomocy,
• zapewnij łatwy sposób komunikacji między pracownikami a jak jest to potrzebne również komunikacji do klientów,
• zapewnij szybki i łatwy dostęp do dokumentów, danych systemów, które są potrzebne aby realizować zadania,
• zachęcaj i słuchaj pracowników, którzy proponują usprawnienia – wdrażaj je; rozwiązuj problemy, z którymi się borykają.

Na koniec mała rada, jeśli wiesz, że nie uda Ci się dotrzymać terminu, poinformuj o tym fakcie, wskaż przyczynę, określ nowy termin, który postarasz się dotrzymać. Wpłynie to nie tylko na Twoją pracę, ale także innych, którzy być może na podstawie Twojego terminu wykonania zadania zaplanowali swoje.

Masz pytania?

Chętnie na nie odpowiem podczas konsultacji on-line.

Zapraszam.