Geneza „Paperless”
Depapieryzacja czyli paperless szczególnie dynamicznie zaczęła rozwijać się w Polsce od 2020, czasu pandemii i konieczności wdrożenia nowych, koniecznych procesów biznesowych pracy on-line.
Idea paperless opiera się na minimalizacji obrotu dokumentacją papierową, optymalizacji kosztów operacyjnych, przyśpieszenia realizacji procesów w organizacji i zwiększenia ich efektywności. Ważny był też aspekt ekologiczny (zmniejszenie zużycia papieru).
Okres pandemii, trwający już ponad rok, wymusił na firmach bardzo szybką transformację – z fazy analogowej do cyfrowej. Większość firm funkcjonuje nadal w układzie mieszanym, część procesów odbywa się nadal analogowo np. obsługa klienta, a księgowość czy administracja – cyfrowo.
Skuteczność paperless jest tym większa im większa ilość procesów biznesowych ulega cyfryzacji. Koniecznością jest więc przeprojektowanie podstawowych, docelowo wszystkich najważniejszych zadań, procedur, aby optymalnie wesprzeć zarządzanie.
Aktualnie coraz więcej firm i instytucji decyduje się na digitalizację procesów biznesowych, zauważając w tym nie tylko oszczędność, ale przede wszystkim efektywność i usprawnienie komunikacji, tym bardziej, że zmianie uległa też interpretacja wielu przepisów prawnych, umożliwiając dokonywanie wielu czynności elektronicznie, które wcześniej mogły odbywać się wyłącznie analogowo.
Istotnym aspektem są również regulacje zarówno w polskim jak i europejskim prawie, które nadają tematyce paperless istotne znaczenie i porządkują wiele procesów np. HR, procedury sądowe, administracyjne, tematykę RODO, świadczenie usług drogą elektroniczną.
Dynamika rozwoju depapieryzacji w Polsce przyśpiesza. Dominuje w szczególności w sektorze bankowości, transportu, telekomunikacji, medycynie, finansach, rozpoczynając od działów HR, księgowości, administracji.
Obserwując dynamikę digitalizacji w Polsce możemy być pewni jednego – nie przestanie ona słabnąć, gdyż większość firm, aby przetrwać lub świadczyć usługi na podobnym poziomie musiała stworzyć wiele procedur od nowa i wdrożyć nowoczesne technologicznie rozwiązania do pracy zdalnej. A to dopiero początek.
