Felieton – Z jakimi problemami mierzymy się, wdrażając system DMS?

System zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System) powinien zapewnić pełną obsługę dokumentów i procesów.
Możemy wskazać następujące obszary, w którym powinien nas wesprzeć.

Repozytorium dokumentów

Bardzo rzadko zdarza się, aby w firmie nie było repozytorium dokumentów. Często jest ich kilka, a nawet kilkanaście. Niestety są to najczęściej rozwiązania przestarzałe, wdrażane przy okazji innych narzędzi lub wystąpienia sytuacji, gdzie pojawiła się konieczność rozwiązania problemu zarchiwizowania większej ilości dokumentów z jakiegoś procesu biznesowego czy systemu np. księgowego.

Wiele miejsc przechowywania dokumentów

Prowadząc analizę biznesową u klientów wielokrotnie napotkaliśmy na kilka miejsc gdzie przechowywane były dokumenty. Najczęściej były to komputery stacjonarne i laptopy, dyski sieciowe, skrzynki e-mail a ostatnio – coraz częściej – przestrzeń dyskowa w rozwiązaniach chmurowych, systemy produkcyjne (najczęściej finansowo-księgowe z fakturami i umowami, kadrowo-płacowe z dokumentami pracowniczymi, CRMy z umowami i zamówieniami od klientów).

Choć większość dokumentów papierowych zamieniana jest na postać elektroniczną, to przeprowadzając analizy i audyty nadal spotykamy się u klientów z dokumentami papierowymi. Klienci najczęściej argumentują ten fakt koniecznością prowadzenia “podręcznego archiwum” do lepszej obsługi klientów czy pracowników.

Kolejnym, choć zapewne nie ostatnim, miejscem przechowywania dokumentów są firmy outsourcingowe, które przechowują oryginały dokumentów. Oferują ich możliwość zamówienia (przywiezienie oryginału), zeskanowania – przesłania elektronicznej wersji lub jej udostępnienia z własnego rozwiązania DMS. Jeszcze kilka lat temu, przed wejściem nowych przepisów oraz zmian prawa w Polsce i EU, chęć przechowywania dokumentów w ten sposób była zrozumiała, ale teraz jest to dla zdecydowanej większości dokumentów nieuzasadnione. Pociąga za sobą olbrzymie koszty drukowania, przewożenia, przechowywania, zamawiania oryginałów/skanów a ostatecznie utylizacji – często droższej niż samo przechowywanie. Nie mówiąc już o dodatkowych umowach i zabezpieczeniach związanych z przepisami RODO. Uzależnia to także firmę od outsourcera. 

CEL dla systemu DMS: Jedno miejsce przechowywania dokumentów.

Utrudniony dostęp do dokumentów

Przy braku jednego, spójnego i efektywnego repozytorium dokumentów nie mam mowy o szybkim dostępie do dokumentów. Najpierw pracownik zastanawia się gdzie taki dokument może się zastanawiać a potem próbuje go odnaleźć. Często nawet nie ma dostępu (uprawnień lub licencji) do takich miejsc. Tym samym traci swój czas, który może poświęcić na efektywne działanie, opóźnia to jego działania i realizację zadań.

CEL dla systemu DMS : Zagwarantować pracownikom łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, urządzenia i w dowolnym czasie.

Długi czas odnalezienia dokumentów

Długi czas jaki musimy poświęcić na odnalezienie dokumentów to tym samym dłuższy czas oczekiwania na naszą odp. ze strony klienta lub kontrahenta. Nie działa to korzystnie na postrzeganie firmy na zewnątrz, gdyż odpowiedź na często proste pytania zajmuje dużo czasu. 

Jeszcze gorsza sytuacja jest w przypadku, gdy dokumenty są u outsurcera. Można je zamówić ale dalej oznacza to czekanie oraz dodatkowe koszty (odnalezienia ich w archiwum, dowiezienia lub zeskanowania i przesłania elektronicznej wersji).

CEL dla systemu DMS: Ułatwić i skrócić czas odnajdywania dokumentów, zadań i spraw.

Wysokie koszty przechowywania i dostarczania tradycyjnych dokumentów papierowych

Firmy często nie zdają sobie sprawy jak wysokie koszty ponoszą w związku z przechowywaniem dokumentów papierowych. Związane są one z koniecznością zakupu odpowiedniej ilości papieru, obsługi drukowania, kompletowania, transportu, następnie zakupu kartonów do składowania oraz kosztów archiwizacji w odpowiednio przygotowanych magazynach. Są to koszty, które ponosić będzie firma przez wiele lat. Warto pamiętać także, że wszystkie dokumenty oddane do przechowywania będą musiały zostać zutylizowane. Powstaną dodatkowe koszty znalezienia, wyciągnięcia i zniszczenia tych dokumentów. 

CEL dla systemu DMS: Wyeliminować koszty tradycyjnego przechowywania dokumentów.

Niewystarczające bezpieczeństwo dokumentów i dostępu do nich

Bardzo trudno jest zapewnić, a jeszcze trudniej wyegzekwować procedury i działania które mają zagwarantować bezpieczeństwo tradycyjnych dokumentów tym bardziej, że leży ono na wielu płaszczyznach. Poczynając od możliwości nieuprawnionego kopiowania dokumentów, ich kradzieży czy zniszczenia. Nawet sam transport oraz późniejsze przechowywanie w magazynach obarczone jest ryzykiem ich utraty (wypadek podczas transportu, pożar, zalanie).

CEL: Wyeliminowanie ryzyk utraty dokumentów i niepowołanego dostępu lub kradzieży

Masz pytania? Zapraszam do kontaktu.