Felieton – Jakich zmian może oczekiwać firma po wdrożeniu rozwiązania do zarządzania dokumentami i sprawami?
Bardziej efektywne wykorzystanie czasu
Jak pokazuje wiele badań efektywności przedsiębiorstw, tylko 20% pracowników ma szybki dostęp do informacji, których potrzebują w codziennej pracy. 12% z nich, nigdy nie znajduje potrzebnych informacji. Taka sytuacja jest dla nich nie tylko frustrująca, ale pociąga za sobą wysokie koszty przedsiębiorstwa.
Aby wykorzystać czas pracowników bardziej efektywnie warto jest zastosować cyfrowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami, a przez to wyeliminować problemy i skrócić czas wyszukiwania informacji przez pracowników co zwiększy ich efektywność.
Ułatwienie realizacji zadań pracownikom
Zapewnienie najlepszych narzędzi pracy to kluczowe zadanie pracodawcy, który oczekuje wysokiej efektywności. Właśnie nowoczesne rozwiązania ECM w znaczący sposób ułatwiają realizację zadań pracownikom poprzez:
- zapewnienie im dostępu do wszystkich potrzebnych dokumentów i danych niezależnie od miejsca pracy oraz urządzenia – komputera, smartfonu czy tabletu,
- umożliwienie im natychmiastowego odpowiadania na pytania klientów i kontrahentów,
- zapewnienie ciągłej i aktualnej informacji o statusie sprawy czy dokumentu,
- skrócenie czasu realizacji zadań i umożliwienie im poświęcenia go na odpoczynek lub rozwój osobisty i zawodowy.
Automatyzacja prac
Z punktu widzenia pracownika, chciałby on mieć przygotowane do wykonania zadania – sprawy, za które odpowiada, które zawierają odpowiednio przypisane i posortowane dokumenty oraz dane. Aby było to możliwe potrzebne jest wykonanie dość żmudnej pracy – odczytu informacji z dokumentów przy pomocy OCR, skompletowanie dokumentów pochodzących z różnych źródeł np.: e-maili z poczty elektronicznej, dokumentów elektronicznych czy formularzy z danymi. Większość, jeżeli nie wszystkie z tych czynności można wykonać automatycznie, stosując roboty i silniki rozpoznawania danych.
Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów i danych
Oczekiwane zmiany po wdrożeniu rozwiązania ECM dotyczą również zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów i danych, minimalizacji ryzyk utraty i kradzieży czy w końcu uzyskania pozytywnego wpływu na środowisko i jego ochronę.
Obniżenie i eliminacja niepotrzebnych kosztów
Analitycy firmy doradczej Gartner oszacowali, że systemy zarządzania dokumentami redukują koszty związane z nimi o 40%. Z naszego, ponad 20-letniego doświadczenia, wynika, że w warunkach polskich koszty te mogą zostać zredukowane nawet do 90%.
Istnieje wiele sposobów, dzięki którym ECM pozwala zaoszczędzić koszty operacyjne organizacji. Jest to przede wszystkim eliminacja drukowania, kopiowania oraz przesyłania i archiwizacji dokumentów papierowych. Redukcja kosztów drukarek, kopiarek, papieru oraz ich serwisu i utrzymania. Optymalizacja przestrzeni biurowej i magazynowej. Naszym zdaniem firmy powinny traktować koszty wdrożenia ECM jako inwestycję, którą warto zrobić jak najszybciej aby zapewnić obniżenie kosztów i zwiększenie rentowności swojego biznesu.
Dodatkowo, jak poinformowali nas nasi klienci, inwestycje w rozwiązania ECM przyczyniają się często do zwiększenia sprzedaży ich produktów oraz usług. Co jest bardzo istotne, dysponujemy potwierdzeniami od nich, że inwestycje takie zwróciły się w przeciągu od 6 do 12 miesięcy.
Spełnienie wymagań RODO i innych przepisów
Ostatnim, choć równie ważnym aspektem oczekiwanych zmian jest spełnienie wymagań RODO oraz specyficznych dla branż przepisów. Mowa tu o prowadzeniu dokumentacji elektronicznej, jej ochrony ale również modyfikacji i usuwania.
