Felieton – Jak wybrać i wdrożyć system zarządzania dokumentami? Określenie celów firmy.

Sytuacja związana z pandemią, w konsekwencji konieczność lub wymóg zapewnienia efektywnej pracy zdalnej, wyższe oczekiwania klientów i dostawców oraz presja konkurencji, zmusiły firmy do zmiany  sposób pracy z dokumentami oraz przeprowadzenia pełnej cyfryzacji.

Nawet jeśli duża część pracowników powróciła już do pracy w biurze, nie zmienia to faktu, że firmy chcą i muszą być przygotowane na ponowne przejście do pracy w trybie zdalnym.

W 2020 roku, biznes uczył się pracy w nowych realiach. W 2021 wiele firm zauważyło w niej wiele korzyści i zaczęło wykorzystywać je dla rozwoju biznesu.

Jakie cele stawiali sobie nasi klienci w kontekście wprowadzenia cyfryzacji do swojego biznesu?

Poniżej, kilka z nich.

• umożliwienie pracy zdalnej i współpracy online między pracownikami, działami firmy, klientami i dostawcami poprzez np. wprowadzenia elektronicznego podpisywania dokumentów, zarządzania korespondencją, wymiana dokumentów i zadań,
• zwiększenie wydajności dzięki automatyzacji i zapewnieniu elektronicznego przepływu prac,
• lepsze wykorzystanie zasobów biznesowych,
• skrócenie czasu czasu podejmowania decyzji i zwiększenie wiedzy pracowników,
• redukcja kosztów dzięki digitalizacji dokumentów i procesów biznesowych,
• zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów, procesów i danych, spełnienia przepisów RODO,
• zwiększenie konkurencyjności,
• optymalizacja pracy – szybszy podział i realizacja zadań, ułatwienie dostępu do dokumentów, skrócenie czasu podejmowania decyzji,
• postrzeganie firmy jako ekologicznej i dbającej o środowisko.

Firmy bardzo często decydowały się na nie jeden, a kilka celów głównych. Dzięki zastosowaniu rozwiązania elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami również zakres osiąganych korzyści staje się szerszy od oczekiwanego. 

Widzimy również, że firmy wybierają tego typu rozwiązanie, aby zrealizować konkretną potrzebę. Takim przykładem jest elektroniczna teczka akt osobowych. Innym przykładem jest umożliwienie elektronicznego podpisywania umów.

Porada: Wybierz maksymalnie dwa najważniejsze cele. Potwierdź je określając i analizując potrzeby Twojej firmy lub działu. Jest duża szansa, że po zrealizowaniu wdrożenia osiągniesz zdecydowanie więcej niż wynikać to mogło z pierwotnego “planu korzyści”.

O systemie DMS poczytasz tutaj.

Masz pytania? Zapraszam do kontaktu.