Felieton – Digitalizacja dokumentów w organizacji. Część II – Zapewnienie efektywnego dostępu do dokumentów
Zauważyliśmy, że nasi klienci zaczęli przetwarzać i archiwizować w formie elektronicznej znacznie więcej dokumentów w porównaniu do okresu sprzed wybuchu pandemii. Wspieraliśmy ich w tym, doradzając jaka infrastruktura IT powinna być zapewniona, aby pracownicy mogli efektywnie wyszukiwać dokumenty, pracować z toczącymi się sprawami oraz realizować związane z nimi procesy biznesowe.
Niemalże od razu okazało się, że jeżeli dotychczas dokumenty funkcjonowały w organizacji tylko w tradycyjnej, papierowej formie, przechowywane były w segregatorach, a te z kolei np. w szafach, to dostęp do nich był znacznie utrudniony lub po prostu niemożliwy. Znaczna część organizacji podjęła więc działania, zmierzające do tego by przetworzeniem na wersję elektroniczną objąć te dokumenty, które wcześniej nie były nawet brane pod uwagę.
Coraz więcej partnerów, klientów i dostawców z otoczenia organizacji zaczęło przesyłać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej np. za pośrednictwem poczty e-mail. Nic dziwnego, oni również zaczęli pracować zdalnie i posługiwać się tylko dokumentami elektronicznymi.
Dużą wartością dodaną okazała się możliwość udostępnienia dokumentów elektronicznych na zewnątrz organizacji bezpośrednio z poziomu tzw. „portalu klienta”, rozwiązania które w wielu branżach jest już dość powszechne. Dotychczas dokumenty były zazwyczaj drukowane i wysyłane tradycyjną pocztą lub przesyłane poprzez e-mail. Dzięki zapewnieniu dostępu do dokumentów przez przeglądarkę internetową, każdy uprawniony klient czy dostawca po zalogowaniu się może odnaleźć, wyświetlić i pobrać wybrany dokument. Organizacje, wykorzystujące zintegrowane rozwiązania CONTMAN najczęściej udostępniają i wymieniają w ten sposób dokumenty takie jak zamówienia, umowy, faktury, reklamacje, czy polisy ubezpieczeniowe.
Rozwiązania CONTMAN umożliwiły tym samym dostęp do dokumentów nie tylko pracownikom współpracujących z nami firm, ale również ich klientom i dostawcom.
