Felieton – Automatyzacja pracy i technologie wspierające digitalizację.

Technologie cyfrowe, digitalizacja i automatyzacja powinny przede wszystkim wspierać pracę zdalną użytkowników. To jeden z ważniejszych wniosków zawartych w raporcie Gartnera „Top Priorities for IT: Leadership Vision for 2021”. Działania te mają one zostać wsparte sztuczną inteligencją (AI), uczeniem maszynowym (ML) oraz zrobotyzowaniem procesów (RPA). 

Technologie te muszą zautomatyzować procesy i decyzje umożliwiając pracownikom skupienie się tylko na kluczowych działaniach.

W rozwiązaniach klasy ECM (Enterprise Content Management), w skład których wchodzą elektroniczna archiwizacja, zarządzanie dokumentami oraz obieg spraw, wykorzystanie ML, OCR i RPA jest już standardem od kilku lat. Do tego grona technologii dołącza od niedawna AI. 

Dlaczego i w jakich przypadkach nasi klienci wykorzystują te technologie? Co dzięki nim osiągnęli?

Stosując technologię OCR możemy automatyczne rozpoznawać treści dokumentów oraz ich kategorie (typ/rodzaj). Dotyczy to zarówno dokumentów skanowanych jak również elektronicznych np. e-mail, office, pdf, itp. Użytkownicy w żaden sposób nie muszą poświęcać czasu na wykonanie tej pracy. Otrzymują gotowe, przyporządkowane do odpowiednich kategorii dokumenty z którymi od razu mogą pracować i podejmować decyzje. Tu zastosowanie technologii OCR jest oczywiste. Odczyt i opis dokumentów jest szybszy, tańszy i praktycznie nie występują błędy.

Co ciekawe, rozpoznawanie treści przy pomocy profesjonalnych rozwiązań OCR wspierane jest bardzo mocno poprzez technologię ML. Konkretnym przykładem może być tu rozpoznawanie i odczytywanie danych z faktur. Dzięki ML wystarczy skonfigurować kilka przykładowych wzorców faktur, a na ich podstawie system nauczy się rozpoznawać kolejne. Wystarczy jeden okres rozliczeniowy – zazwyczaj jeden pełen miesiąc – aby OCR wraz z ML był gotowe rozpoznawać praktycznie wszystkie wzory, formularze faktur.

ML pozwolił naszym klientom:

• ograniczyć do minimum zaangażowanie pracowników przy konfiguracji wszystkich koniecznych formularzy, 
•  wyeliminował praktycznie całkowicie występowanie błędów,
• ograniczył koszty związane z poprawą błędów.

Drugą technologią, z której korzystają klienci, a która ściśle wiąże się z przetwarzania dokumentów oraz obiegu jest RPA. 

Nasi klienci zautomatyzowali większość prac przetwarzania dokumentów. Tu przykładem jest zastosowanie robotów, które sięgają do nawet kilku systemów i pobierają z nich dane, a następnie opisują nimi dokumenty. Roboty, na podstawie pobranych danych, podejmują decyzje i uruchamiają zadania, zmieniają statusy w systemach klasy ERP, Backoffice czy CRM.

Klienci wdrażają konfigurację RPA również do automatyzacji zadań w obiegu spraw i dokumentów. Pociąga to za sobą zmiany procesów biznesowych, ich optymalizację ale przede wszystkim automatyzację zadań. Realizacja wybranych zadań, dotychczas wykonywanych przez pracowników, zastąpiona zostaje przez roboty. Szczególnie dotyczy to wykonywania czynności powtarzalnych, które nie wymagają szczególnych kompetencji. Efektem jest odciążenie pracowników, skrócenie czasu realizacji zadań, a przede wszystkim ograniczenie kosztów.

A jak jest w kwestii wykorzystania technologii sztucznej inteligencji AI?

Wśród naszych ponad 170 klientów nie spotkaliśmy się z jej wdrożeniem w zakresie zarządzania dokumentami i procesami. Nie chodzi o to, że nie ma możliwości jej zastosowania w tym obszarze, przeciwnie, czekamy na przykłady gdzie pojawi się konkretna potrzeba, a jeszcze lepiej działające i uzasadnione biznesowo (kosztowo) zastosowanie tej technologii. 

Na koniec mam dla Was ciekawostkę: według przywołanej na początku firmy Gartner – ML definiuje ona jako jedną z technik AI. Źródło: „The 5 Conversations CIOs Musi Have to Support Digital Business Acceleration”.

Może są już takie przykłady, a ja po prostu o nich nie słyszałem? Napiszcie w komentarzu poniżej jeżeli słyszeliście albo wykorzystujecie AI w tym zakresie.

Masz pytania? Zapraszam do kontaktu.