Digitalizacja procesów biznesowych to nie tylko oszczędność czasu. Poznaj zalety cyfryzacji!
Wbrew pozorom, bardzo często możemy jeszcze spotkać się z tradycyjnym podejściem do zagadnień obiegu i przechowywania dokumentów. Współczesne realia biznesowe powoli wymuszają na przedsiębiorcach zmianę tego podejścia i odstawienie wielkich szaf z segregatorami na boczny tor. Digitalizacja procesów biznesowych nie jest już tylko modnym hasłem, a realną potrzebą przedsiębiorców niosącą za sobą wiele więcej korzyści niż tylko często podnoszone oszczędności czasu i kosztów. Czym naprawdę jest cyfrowy obieg dokumentacji i dlaczego warto się nim zainteresować? To pytanie stawia sobie coraz więcej menedżerów, pragnących nadać swoim firmom nowoczesny charakter i przewagę konkurencyjną. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu, prezentując pełen zakres korzyści płynących z digitalizacji procesów biznesowych.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów powinno być dla każdej organizacji kluczowym punktem do realizacji. Powodów jest wiele, od zwiększenia wydajności procesów biznesowych, poprzez znaczące oszczędności, aż po gwarancję najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Choć wielu osobom może wydawać się to wielkim i skomplikowanym do wdrożenia przedsięwzięciem, to w rzeczywistości jest to dużo łatwiejsze niż sądzimy, a korzyści możemy dostrzec niemalże od razu.
Małe błędy to wielki koszt
Zdarzyło Wam się kiedyś znaleźć literówkę w umowie? A może błędnie wystawiliście klientowi fakturę? Błędy są czymś normalnym, przecież nikt nie jest nieomylny, lecz warto się zastanowić, co możemy zrobić, aby unikać ich powtarzania. Z pomocą, jak zawsze, przychodzi nam technologia. Jednym z największych atutów wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji jest znaczące ograniczenie ryzyka błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Każdy z nas jest podatny na pomyłki, zwłaszcza przy rutynowych, powtarzalnych czynnościach. Tradycyjne, ręczne zarządzanie dokumentacją niesie za sobą ryzyko literówek, nieścisłości, zagubienia dokumentów czy opóźnień wynikających z ludzkiego zapomnienia. Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami pozwala na automatyzację procedur zapewniając, że każde zadanie jest realizowane w sposób jednolity, spójny i zgodny z ustalonymi standardami. Co za tym idzie, mocno minimalizuje ryzyko wystąpienia błędu.
Czas to pieniądz
Od lat wszystkim nam, znane jest dobrze przysłowie, które w przypadku digitalizacji dokumentów, warto wziąć do siebie. Przemyślane podejście do tego procesu przynosi organizacjom szereg korzyści, na czele których stoi oszczędność czasu oraz redukcja kosztów operacyjnych. Kluczowym aspektem jest poprawa współpracy i komunikacji w firmie. Cyfrowe procesy pozwalają członkom zespołu nie tylko mogą monitorować postępy poszczególnych zadań, ale także bezproblemowo udostępniać dokumenty oraz wymieniać się kluczowymi informacjami w niemal natychmiastowym tempie. Współpraca staje się bardziej płynna, a decyzje podejmowane są z większą precyzją, co wynika z dostępu do aktualnych danych oraz błyskawicznej wymiany feedbacku między uczestnikami procesu. Równie ważną zaletą jest integracja z innymi kluczowymi systemami używanymi w organizacji. Firmy mogą łączyć systemy workflow z innymi narzędziami takimi jak te służące do zarządzania relacjami z klientami (CRM), platformy do nadzorowania projektów czy systemy finansowe i księgowe. Synergia narzędzi pozwala na zdecydowanie sprawniejszą płynność przepływu danych, eliminując powtarzanie zadań i znacząco przyspieszając wiele operacji. W rezultacie, zespoły pracują efektywniej, a firma może lepiej dostosowywać się do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych.
Dostęp i bezpieczeństwo
Elektroniczne przepływy pracy, czyli digitalizacja workflow, stanowią klucz do bardziej przejrzystego i odpowiedzialnego podejścia w organizacją. Każdy etap procesu może być dokładnie monitorowany, co gwarantuje terminowe i zgodne z firmowymi normami realizowanie zadań. Wspomniana przejrzystość nie tylko wzmaga odpowiedzialność wewnątrz zespołów, ale również wspiera skuteczne podejmowanie decyzji. Menedżerowie, mając dostęp do aktualnych danych i spostrzeżeń, mogą działać szybko i przede wszystkim trafnie. Cyfryzacja procesów biznesowych w połączeniu z zaawansowanymi systemami klasy ECM sprawia, że dokumenty stają się łatwo dostępne dla uprawnionych członków zespołu. Przechowywane są one w klarownie ustrukturyzowanej bazie, a ich udostępnianie odbywa się zgodnie z określonymi uprawnieniami. Zapobiega to kryzysowym sytuacjom, gdy wrażliwe informacje mogłyby trafić w niepowołane ręce. Zdecydowanie podnosi to poziom bezpieczeństwa i ochrony informacji. W tradycyjnych, ręcznych procesach, fizyczne dokumenty są narażone na zagubienie, kradzież czy zniszczenie. Z kolei elektroniczne rozwiązania oferują mechanizmy szyfrowania, kontrolę dostępu i ścisłe ścieżki audytu, które zapewniają maksymalną poufność oraz niezakłóconą integralność danych.
Nie zapominajmy o ekologii
Rozważając korzyści płynące z digitalizacji procesów biznesowych nie możemy zapominać o kwestii ekologii. Cyfrowe rozwiązania przyczyniają się do funkcjonowania formy w duchu zrównoważonego rozwoju. Dzięki redukcji zużycia papieru oraz eliminacji potrzeby fizycznego przechowywania dokumentów, organizacje mają szansę ograniczyć swój ślad węglowy. Taki ,,ekologiczny krok” nie tylko łączy się z globalnymi celami ochrony środowiska, ale również przekłada się na oszczędności finansowe. Koszty związane z zakupem papieru, drukiem czy wynajmowaniem dodatkowej przestrzeni magazynowej mogą zostać zredukowane, co jest dodatkową korzyścią wdrożenia cyfrowych rozwiązań w firmie.
Zastosowanie elektronicznych procesów biznesowych w codziennym funkcjonowaniu firmy otwiera drzwi do licznych korzyści. Zwiększenie efektywności pracy, znacząca oszczędność czasu i redukcja kosztów to tylko niektóre z nich. Elastyczność w działaniu, gwarancja bezpieczeństwa przechowywanych danych oraz wzmocnienie pozycji konkurencyjnej firmy na rynku to dodatkowe atuty takiej transformacji. Właśnie dlatego wiele przedsiębiorstw decyduje się na inwestycję w cyfrowe rozwiązania mające na celu nie tylko usprawnienie wewnętrznych operacji, ale też dążenie do świadczenia klientom usług na najwyższym poziomie. Bez wątpienia, w erze cyfrowej, takie podejście staje się nie tyle luksusem, co koniecznością dla świadomych organizacji chcących budować swoją pozycję na rynku.
