Digitalizacja, a wizerunek firmy
29 czerwca 2021 | > Elektroniczne podpisywanie, Aktualności, FAQ, Poradnik
Z punktu widzenia specjalisty ds. PR w łatwy sposób mogę wskazać jak wprowadzenie digitalizacji do procesów w przedsiębiorstwie wpływa na jej wizerunek w oczach klientów, partnerów handlowych, konkurencji.
Dlaczego w łatwy?
Zmiany wynikające z objęcia firmy cyfryzacją są widoczne i przynoszą mierzalne korzyści firmie i pracownikom.
Jeśli pojawia się ważna sprawa do realizacji, aktualizuj kalendarz, tak, abyś był/a zawsze na bieżąco. Abyś widział/a ile czasu może Tobie zająć realizacja danego zadania.
Celem przedstawienia wpływu digitalizacji na wizerunek firmy przygotowałam porównanie firmy, która zdecydowała się na wprowadzenie przetwarzania elektronicznego dokumentacji i wdrożenia nowoczesnych systemów komunikacji, z tą, w której praca i komunikacja odbywa się nadal w tradycyjny sposób. Rozpatrzyłam kilka ważnych aspektów działania firmy. Sami zobaczcie.
| ASPEKTY W DZIAŁANIU FIRMY | FIRMA, która zdecydowała się na digitalizację. | FIRMA, która nie zdecydowała się na digitalizację. |
| AUTOMATYZACJA PROCESÓW BIZNESOWYCH | Procesy przebiegają w większości automatycznie. Dotrzymywane są terminy realizacji spraw oraz skraca się czas ich obsługi. W przypadku urlopu lub chorobowego zadania przekierowywane są automatycznie do osoby zastępującej. Bardzo szybko i łatwo jest zweryfikować status sprawy. Zapewnione jest bezpieczeństwo dostępu do spraw i dokumentów. | Procesy przebiegają “ręcznie”. Dokumenty przenosi się między komórkami i działami firmy. Trudno jest dotrzymywać terminów. Nie ma informacji u kogo jest dokument lub gdzie “utknęła” sprawa. W przypadku urlopu lub chorobowego, sprawy mogą czekać a ich termin realizacji zostanie wydłużony. Bardzo trudne jest zagwarantowanie bezpieczeństwa dostępu do dokumentów i spraw. |
| PODPISYWANIE UMÓW O PRACĘ (Uwaga! Umowy o pracę mogą być podpisywane elektronicznie. Dodatkowo zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może przechowywać akta pracownicze w postaci elektronicznej. Tym samym dokumenty podpisane elektronicznie – będące oryginałami dokumentu – mogą być dołączane do elektronicznych akt pracownika.) | Podpisuje umowy elektronicznie w sposób zdalny. Dodatkowo, każdy pracownik posiada elektroniczną teczkę akt osobowych, w której przechowywane są jego dokumenty oraz do której dostęp posiadają upoważnione osoby 24h/dobę z dowolnego miejsca.Skraca się czas zawarcia umowy o pracę. Spada koszt dokumentacji papierowej, wysyłki , czasu poświęconego na zarządzanie umowami. Zwiększa się bezpieczeństwo i rzetelność organizacji dokumentacji. | Firmy korzystają wyłącznie z umów w tradycyjnej formie (na papierze), bez możliwości zdalnego ich podpisania.Czas obsługi umowy pozostaje bez zmian lub ulega wydłużeniu w związku z pandemią, prowadzeniem procesu rekrutacji on-line i uruchomieniem pracy zdalnej.Dostęp do umów jest ograniczony miejscem i czasem. |
| ZARZĄDZANIE KORESPONDENCJĄ PRZYCHODZĄCĄ DO FIRMY | e-kancelaria wspiera procesy związane z rejestracją i dystrybucją spraw przychodzących i wychodzących z organizacji.Umożliwia monitorowanie przebiegu spraw, przekazywania do osób odpowiedzialnych.Komunikacja jest szybsza, wymiana informacji rzetelniejsza. Dokumenty w formie papierowej podlegają cyfryzacji i są odpowiednio rozdysponowywane i archiwizowane. | Zarządzanie pocztą odbywa się w formie tradycyjnej.Istnieje większe ryzyko popełnienia błędu podczas rejestracji spraw i zarządzania nimi.Istnieje także ryzyko nieterminowej realizacji zadań (brak powiadomień). |
| ZARZĄDZANIE UMOWAMI, OFERTAMI Z KONTRAHENTAMI | Dzięki digitalizacji umów, dokumentów i procesów klienci mogą bezpieczniej, rzetelniej i szybciej zarządzać procesem obsługi umów z klientami, kontrahentami itp.Dane przetwarzane są zgodnie z RODO i w sposób bezpieczny udostępniane wyłącznie uprawnionym osobom.Efektywność pracy wzrasta, dzięki ograniczeniu czasu na administrację i wysyłkę. Koszty administracyjne zmniejszają się. | Podpisywanie i zarządzanie umowami odbywa się w sposób tradycyjny. Czas trwania tego procesu jest często zbyt długi i wpływa niekorzystnie na efektywność pracy firmy, zespołów. Umowy mogą być podpisane wyłącznie w formie papierowej, a koszt ich obsługi i administracji nie ulega zmianie. |
| DOSTĘP DO DOKUMENTÓW KLIENTÓW | Pracownicy, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami mają elektroniczny dostęp do dokumentacji w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Skraca to czas oczekiwania i przyśpiesza procesy biznesowe w firmie. | Pracownicy mają dostęp wyłącznie w miejscu przechowywania dokumentów, w ustalonych godzinach pracy. |
| KOMUNIKACJA WYMAGAJĄCA WERYFIKACJI TOŻSAMOŚCI | Wideoczat z weryfikacją tożsamości klienta (KYC) oraz elektronicznym podpisem umożliwia realizację zadań bez bezpośredniego spotkania. Ogranicza to czas oczekiwania klientów na realizację zleceń, przyśpiesza procesy biznesowe, a dzięki integracji z innymi narzędziami CONTMAN, wspiera zarządzanie kompleksową obsługą klienta. | Jedyną możliwością jest bezpośrednia identyfikacja klienta, ograniczona aktualnie przez restrykcje związane z pandemią. |
| EKOLOGIA | Nie bez powodu na proces digitalizacji mówi się #paperless. Dzięki cyfryzacji dbamy o środowisko. Ograniczamy zużycie papieru. Dokumenty papierowe, do dalszego obiegu przetwarzamy na elektroniczne. | Wykorzystanie papieru NIE MALEJE! |
Jak oceniasz moje podsumowanie?
Było dla Ciebie pomocne?
Jeśli myślisz o optymalizacji kosztów, efektywnej pracy i nowoczesnym podejściu do zmian – zadzwoń, niezobowiązująco opowiemy Tobie o narzędziach CONTMAN, a Ty ocenisz czy warto.
