Cyfryzacja HR. Jak optymalizować procesy kadrowe dzięki eTeczce?

W nieustannie rozwijającym się świecie biznesu, skuteczność procesów kadrowych staje się jednym z kluczowych aspektów sprawnie funkcjonującej organizacji. Tradycyjne, papierowe metody zarządzania dokumentacją pracowniczą odchodzą do lamusa, zwłaszcza w kontekście dużych firm. Standardem staje się wdrażanie elektronicznych akt osobowych, czyli tzw. eTeczek oraz systemów zarządzania dokumentacją pracowniczą – eHR. W tym artykule odkrywamy szerokie zalety cyfryzacji obszaru HR w organizacji, przy pomocy wspomnianych rozwiązań oferowanych przez Contman oraz podpowiadamy jak  je wdrożyć.

Współczesne firmy stoją przed wyzwaniami związanymi z zarządzaniem rosnącą liczbą pracowników, a tradycyjne metody przechowywania i zarządzania aktami osobowymi okazują się być niewystarczające. Papierowe dokumenty są trudne do odnalezienia, organizacji i aktualizacji, a do tego ich archiwizowanie jest ekonomicznie nieopłacalne. Ministerstwo Rozwoju i Technologii ocenia, że roczne koszty administracyjne związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej wynoszą około 130 mln zł. Jednakże rozporządzenie z 10 stycznia 2018 roku wprowadza znaczące uproszczenia w tym obszarze. Nie tylko okres przechowywania dokumentów został skrócony z 50 lat do 10, ale również pozwala pracodawcom na elektroniczne prowadzenie i archiwizację dokumentów, co jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem. Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej w postaci eTeczki, oprócz oszczędności, niesie za sobą wiele innych korzyści.

Główne zalety wdrożenia eTeczki Contman

Optymalizacja dostępu do dokumentacji pracowniczej

Jedną z najważniejszych korzyści wdrożenia eTeczki pracowniczej jest lepsza dostępność i organizacja akt osobowych pracowników. Dzięki niej dostęp do danych jest niemal natychmiastowy, niezależnie od miejsca czy czasu. Cyfryzacja przechowywania sprawia, że menedżerowie HR mają wszystko pod ręką, z kolei zaawansowane narzędzia wyszukiwania przyspieszają i upraszczają codzienną pracę.

Bezpieczeństwo danych i poufność

Bezpieczeństwo informacji w erze cyfrowej to absolutny priorytet. O ile papierowe dokumenty są podatne na wiele ryzyk, takich jak kradzież czy zalanie, o tyle eTeczka gwarantuje najwyższy poziom ochrony – od autoryzacji dostępu, poprzez szyfrowanie, aż po stałe kopie zapasowe.

Zwiększona efektywność działań HR

Jednym z najważniejszych aspektów związanych z wdrożeniem eTeczki pracowniczej jest zwiększenie efektywności i oszczędność czasu w zadaniach z obszaru HR. Tradycyjne metody przechowywania i przetwarzania akt osobowych wymagają dużo czasu i wysiłku. eTeczki umożliwiają automatyzację wielu procesów, takich jak generowanie umów, raportów czy dokumentów związanych z zatrudnieniem. Co więcej, istnieje możliwość jej integracji z innymi narzędziami np. wspierającymi rekrutacje czy kadrowo-płacowymi, co eliminuje potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do różnych systemów. Oszczędność czasu pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych aspektach ich pracy, zamiast tracić czas na rutynowe i powtarzalne zadania administracyjne.

Pełna zgodność z wymogami prawnymi

Przechowywanie i zarządzanie aktami osobowymi pracowników wiąże się z licznymi wymaganiami prawno-regulacyjnymi. eTeczka osobowa CONTMAN zapewnia implementację oraz przestrzeganie tych wymagań w pełnym wymiarze, a dodatkowo jej wprowadzenie do organizacji ułatwia agregowanie danych oraz pozwala na monitorowania kluczowych dat w dokumentach, takich jak np. aktualność badań lekarskich. Kolejnym atutem eTeczki jest możliwość bieżącego przeglądania działań wykonanych na dokumentach pracowniczych, co ułatwia audyty i kontrole związane z przestrzeganiem przepisów i stanowi jeden z wymogów Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r.

Kompatybilność oraz możliwość integracji z innymi systemami

Wdrożenie eTeczki osobowej niesie za sobą także dodatkowe korzyści w formie możliwości integracji z innymi systemami HR oraz oprogramowaniem używanym w firmie. Dzięki temu, dane pracowników mogą być automatycznie synchronizowane między nimi, automatyzując i przyspieszając działania związane np. z zarządzania czasem pracy, realizacją wynagrodzeń czy organizacją szkoleń.

Wdrożenie eTeczki osobowej krok po kroku

Wybór odpowiedniego systemu

Pierwszym krokiem do skutecznego wdrożenia eTeczki osobowej jest selekcja odpowiedniego systemu dla Twojej organizacji. Rynek oferuje wiele rozwiązań, więc kluczem jest dokładna analiza potrzeb i wymagań firmy. Kluczowe jest, by system eTeczki spełniał wymagania specyficzne dla Twojej branży oraz procedur kadrowych. Przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z dostawcami oraz przeczytać opinie innych użytkowników korzystających z danych rozwiązań.

Standardy zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi

Aby zapewnić skuteczność systemu eTeczki, konieczne jest przestrzeganie najlepszych praktyk w zakresie utrzymania i aktualizacji danych. Regularne audyty, usuwanie zbędnych dokumentów oraz bieżące aktualizacje informacji pracowniczych gwarantują spójność i precyzję systemu. Kluczowe jest również zapewnienie szkoleń dla zespołu HR, umożliwiając im efektywne wykorzystanie narzędzia i przestrzeganie procedur.

Wyzwania we wdrożeniu eTeczki osobowej

Każde wdrożenie technologiczne niesie za sobą wyzwania. Opór wobec zmiany czy obawy przed adaptacją do nowego systemu mogą stanowić barierę dla pracowników. Aby ułatwić ten proces, kluczowe jest zapewnienie wsparcia i odpowiednich szkoleń. Niezbędne jest też zabezpieczenie odpowiednich środków finansowych i technologicznych, aby zapewnić płynność procesu eTeczki osobowej.
Wprowadzenie eTeczki do zarządzania danymi pracowników otwiera przedsiębiorstwom nowe horyzonty i przynosi liczne korzyści. Efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami to tylko niektóre z nich. Wzrost liczby firm decydujących się na ten krok wskazuje na niewątpliwą wartość tego rozwiązania w optymalizacji procesów HR. Można śmiało stwierdzić, że przyszłość zarządzania dokumentacją pracowniczą jest ściśle związana z technologią. Więcej o eTeczce Contman możecie znaleźć w przygotowanym przez nasz zespół  ebooku.