Jak zamienić archiwa dokumentów w zasoby startegiczne?

Od ponad 20 lat sprawiamy, że dokumenty stają się kluczowym źródłem informacji

W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwa mierzą się z wyzwaniem zarządzania ogromnymi ilościami danych w postaci dokumentów elektronicznych, zeskanowanych plików czy e-maili. Wiele z tych zasobów jest przechowywanych w tzw. “zimnych archiwach” – miejscach, gdzie dane są przechowywane, ale rzadko wykorzystywane. Choć takie podejście pozwala spełniać wymogi prawne i zapewnia dostępność informacji, nie przynosi realnych korzyści biznesowych. Rozwiązanie CONTMAN EiDION, które wykorzystuje zaawansowane modele językowe (LLM), wspierane przez elektroniczne repozytorium CONTMAN ALTAiR, pozwala przekształcić te zasoby w aktywa strategiczne w następujących krokach:

Analiza i transformacja danych

CONTMAN EiDION umożliwia wykorzystanie technologii LLM do analizy dokumentów i e-maili. Dzięki temu:

Wydobywana jest istotna treść: Kluczowe informacje, takie jak dane kontaktowe, terminy, fakty czy konteksty biznesowe, są automatycznie identyfikowane.
Klasyfikacja i porządkowanie danych: Dokumenty są przypisywane do odpowiednich kategorii i tagowane na podstawie ich zawartości, co znacznie ułatwia wyszukiwanie.

Tworzenie “żywych” dokumentów

Zamiast przechowywać dane w formacie statycznym, CONTMAN EiDION pozwala przekształcić je w “żywe” dokumenty:

Dokumenty zostają wzbogacone o metadane, co umożliwia bardziej precyzyjne wyszukiwanie.
Treści są konwertowane na formaty umożliwiające edycję i dalsze wykorzystanie, np. generowanie raportów, wniosków czy podsumowań.

Automatyzacja procesów

Dzięki integracji CONTMAN EiDION z istniejącymi systemami IT:

Automatyzacja odpowiedzi na e-maile: Modele LLM mogą analizować zapytania i automatycznie tworzyć odpowiedzi.
Wspieranie podejmowania decyzji: Zidentyfikowane trendy i wnioski z dokumentów wspierają optymalizację procesów biznesowych.

Źródło wiedzy i innowacji

Transformacja danych umożliwia wykorzystanie ich jako bazy wiedzy:

Tworzenie raportów i analiz: Automatyczne generowanie spersonalizowanych analiz dla kadry zarządzającej.
Wykrywanie wzorców i trendów: Identyfikacja powtarzających się schematów w danych historycznych.

Transformacja zimnych archiwów w źródła wiedzy za pomocą CONTMAN EIDION to krok w stronę cyfrowej dojrzałości organizacji. Dzięki temu rozwiązaniu firmy mogą nie tylko spełniać wymogi prawne dotyczące przechowywania danych, ale przede wszystkim maksymalizować wartość biznesową zgromadzonych informacji.

Korzyści biznesowe

Oszczędność czasu i pieniędzy
Automatyzacja procesów redukuje ręczną pracę i minimalizuje błędy ludzkie.
Zwiększenie efektywności
Łatwy dostęp do informacji pozwala na szybsze podejmowanie decyzji.
Podniesienie jakości obsługi klienta
Automatyczne i trafne odpowiedzi na zapytania klientów zwiększają ich satysfakcję.
Wykorzystanie ukrytego potencjału danych
Archiwa stają się aktywami strategicznymi, zamiast kosztownymi magazynami informacji.

Przykłady zastosowań

Kadry Logistyka Ubezpieczenia Bankowość

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą
- Automatyczne wydobywanie kluczowych danych z umów o pracę, aneksów, wniosków urlopowych czy kart oceny pracowników.
- Łatwe wyszukiwanie dokumentów na podstawie nazwisk, numerów PESEL, stanowisk czy dat zatrudnienia.
Automatyzacja procesów rekrutacyjnych
- Analiza aplikacji i CV w celu identyfikacji najlepiej dopasowanych kandydatów.
- Generowanie automatycznych odpowiedzi na aplikacje i planowanie rozmów kwalifikacyjnych.
Optymalizacja oceny pracowników
- Przetwarzanie danych z formularzy oceny i raportów wydajności.
- Identyfikowanie trendów, np. częstych potrzeb szkoleniowych, oraz automatyczne tworzenie podsumowań wyników.
Wsparcie w zarządzaniu zgodnością z przepisami prawa pracy
- Automatyczne sprawdzanie dokumentacji pod kątem zgodności z wymogami prawnymi, np. terminami badań okresowych czy szkoleniami BHP.
- Szybkie generowanie raportów na potrzeby audytów wewnętrznych lub zewnętrznych.
Tworzenie analiz kadrowych
- Automatyczne generowanie raportów dotyczących fluktuacji pracowników, absencji, wykorzystania urlopów czy struktury wynagrodzeń.
- Prognozowanie potrzeb kadrowych na podstawie danych historycznych.
Obsługa zapytań pracowniczych
- Automatyczne analizowanie i odpowiadanie na często powtarzające się zapytania dotyczące wynagrodzeń, urlopów czy procedur wewnętrznych.
- Skrócenie czasu odpowiedzi i odciążenie działu HR.
Usprawnienie procesów offboardingowych i onboardingowych
- Automatyzacja generowania dokumentacji dla nowych pracowników (np. umowy, zaświadczenia).
- Tworzenie raportów z powodów odejść pracowników w celu identyfikacji problemów.

Automatyczne przetwarzanie dokumentacji transportowej
- Wydobywanie kluczowych danych z faktur, listów przewozowych i zamówień.
- Szybkie wyszukiwanie dokumentów po numerach przesyłek, datach dostaw czy danych kontrahentów.
Optymalizacja tras i procesów operacyjnych
- Analiza historycznych danych transportowych w celu identyfikacji opóźnień, kosztów i wzorców wydajności.
- Wykorzystanie wniosków do projektowania bardziej efektywnych tras i redukcji kosztów.
Automatyzacja odpowiedzi na zapytania klientów
- Analiza treści e-maili z pytaniami o status przesyłek czy reklamacjami.
- Generowanie automatycznych odpowiedzi i eskalacja bardziej złożonych spraw.
Tworzenie raportów i prognoz
- Automatyczne generowanie raportów dotyczących wskaźników KPI, kosztów transportu i efektywności procesów.
- Prognozowanie przyszłych wyników na podstawie historycznych wzorców.
Zarządzanie zgodnością i audytem
- Szybki dostęp do dokumentów potrzebnych podczas audytów lub inspekcji.
- Usprawnienie zarządzania dokumentacją zgodną z przepisami prawnymi.
Redukcja kosztów operacyjnych
- Zmniejszenie czasu i nakładów pracy potrzebnych do przetwarzania dokumentów i e-maili.
- Eliminacja błędów wynikających z ręcznej obsługi danych.

Zarządzanie dokumentacją polisową
- Automatyczne wydobywanie danych z polis, umów ubezpieczeniowych, załączników i aneksów.
- Szybkie wyszukiwanie dokumentów na podstawie numerów polis, danych klientów czy dat obowiązywania umowy.
Obsługa roszczeń ubezpieczeniowych
- Automatyczna analiza zgłoszeń roszczeń i przyporządkowanie ich do odpowiednich kategorii (np. szkody komunikacyjne, zdrowotne).
- Ułatwienie przetwarzania dokumentów związanych z likwidacją szkód, takich jak faktury, raporty czy zdjęcia.
Analiza e-maili od klientów
- Automatyczne odczytywanie treści zapytań dotyczących statusu roszczeń, płatności czy warunków polis.
- Generowanie automatycznych odpowiedzi na powtarzające się pytania, np. dotyczące terminów płatności składek.
Tworzenie analiz ryzyka i raportów aktuarialnych
- Automatyczna analiza historycznych danych o roszczeniach i zdarzeniach ubezpieczeniowych.
- Identyfikacja wzorców ryzyka, np. w określonych regionach czy grupach klientów, w celu dostosowania ofert.
Optymalizacja ofert i cross-selling
- Analiza danych klientów w celu identyfikacji potencjalnych potrzeb ubezpieczeniowych i proponowanie odpowiednich produktów.
- Tworzenie raportów na temat skuteczności kampanii marketingowych.
Wsparcie zgodności z regulacjami prawnymi
- Ułatwienie audytów dzięki szybkiemu dostępowi do dokumentacji zgodnej z przepisami.
- Automatyczne sprawdzanie, czy dokumenty spełniają wymogi prawne, np. RODO czy Solvency II.
Redukcja kosztów operacyjnych
- Automatyzacja procesów przetwarzania dużych ilości danych i dokumentów, zmniejszenie potrzeby ręcznego wprowadzania danych.
- Ograniczenie błędów wynikających z ręcznej obsługi.
Przyspieszenie procesów likwidacji szkód
- Automatyczne wydobywanie kluczowych informacji z dokumentów zgłoszeniowych i ich szybka analiza.
- Identyfikacja brakujących informacji i generowanie powiadomień do klientów.

Zarządzanie dokumentacją kredytową i finansową
- Automatyczne wydobywanie kluczowych danych z umów kredytowych, wniosków, zaświadczeń czy zabezpieczeń.
- Szybkie wyszukiwanie dokumentów na podstawie numerów rachunków, danych klientów czy dat transakcji.
Automatyzacja procesów kredytowych
- Analiza wniosków kredytowych pod kątem zgodności z wymogami banku i regulacjami prawnymi.
- Identyfikacja brakujących dokumentów i generowanie automatycznych powiadomień dla klientów.
Obsługa zapytań klientów
- Automatyczne analizowanie treści zapytań e-mailowych dotyczących sald, transakcji czy spłat kredytów.
- Generowanie szybkich, automatycznych odpowiedzi na powtarzające się pytania.
Zgodność z regulacjami prawnymi i audyt
- Ułatwienie spełnienia wymogów regulacyjnych, takich jak AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy) czy RODO.
- Szybki dostęp do odpowiednich dokumentów podczas audytów i inspekcji.
Optymalizacja procesów obsługi klienta
- Automatyczne analizowanie danych klientów w celu personalizacji oferty produktów bankowych, takich jak lokaty, kredyty czy ubezpieczenia.
- Generowanie raportów o skuteczności kampanii cross-sellingowych i upsellingowych.
Analiza ryzyka i zarządzanie portfelem kredytowym
- Wydobywanie danych o historiach kredytowych, opóźnieniach w spłatach czy dochodach klientów.
- Tworzenie raportów o ryzyku kredytowym w celu podejmowania lepszych decyzji finansowych.
Automatyzacja monitorowania transakcji
- Analiza dużej ilości transakcji pod kątem anomalii, oszustw finansowych czy podejrzanych schematów.
- Generowanie alertów w czasie rzeczywistym, co wspiera compliance i bezpieczeństwo.
Tworzenie raportów finansowych
- Automatyczne generowanie raportów dla zarządu dotyczących wyników finansowych, struktury kosztów czy portfela klientów.
- Usprawnienie analizy wyników historycznych w celu prognozowania przyszłych trendów.
Wsparcie w windykacji
- Automatyczna analiza umów, historii spłat i zaległości w płatnościach.
- Generowanie listów windykacyjnych i raportów dotyczących zaległych należności.

Jak zamienić archiwa dokumentów w zasoby startegiczne?

Od ponad 20 lat sprawiamy, że dokumenty stają się kluczowym źródłem informacji

Analiza i transformacja danych

Tworzenie “żywych” dokumentów

Automatyzacja procesów

Źródło wiedzy i innowacji

Korzyści biznesowe

Oszczędność czasu i pieniędzy

Zwiększenie efektywności

Podniesienie jakości obsługi klienta

Wykorzystanie ukrytego potencjału danych

Przykłady zastosowań

Adres

Kontakt

Telefon

E-mail

Social