Proces elektronicznego podpisania Umowy Zlecenia

Proces elektronicznego podpisania Umowy Zlecenia (UZ) polega na wypełnieniu przez pracownika formularza ze wszystkimi potrzebnymi do zawarcia umowy danymi. Na tej podstawie nastąpi założenie kartoteki pracownika, przygotowanie na podstawie szablonu Umowy Zlecenia, a następnie przesłanie jej do elektronicznego podpisania przez przedstawiciela pracodawcy oraz samego pracownika. Po podpisaniu, umowa zostaje automatycznie zarchiwizowana w elektronicznej teczce akt osobowych.

Proces zawarcia UZ składa się z kilku kroków: wypełnienia formularza z danymi oraz  oświadczeń o wieku oraz odpowiednich zgód RODO, elektronicznego podpisania i przesłania tych dokumentów. Następnie weryfikacji dokumentów przez pracownika działu kard oraz założenie kartoteki pracownika w systemie kadrowym. Kolejnym krokiem jest automatyczne przygotowanie UZ w formacie PDF, elektroniczne podpisanie przez uprawnionego pracownika firmy, a następnie udostępnienie jej do elektronicznego podpisania przez pracownika. Ostatnim etapem jest elektroniczna archiwizacja umowy w elektronicznej teczce akt osobowych oraz automatyczne powiadomienie systemu kadrowo-płacowego o zawarciu umowy.

Najważniejsze możliwości:

• elektroniczne wypełnienie formularza z danymi pracownika
• automatyczne generowanie Umowy Zlecenia
• automatyczne założenie kartoteki pracownika (weryfikacja istniejącej)
• elektroniczne podpisanie oświadczenia oraz Umowy Zlecenia
• integracja z systemem kadrowo-płacowym
• możliwość zawarcia umowy tradycyjnej (papierowej) i jej elektroniczna archiwizacja
• archiwizacja dokumentów w elektronicznej teczce akt osobowych

Korzyści:

• skrócenie czasu zawarcia Umowy Zlecenia
• ułatwienie i umożliwienie zawarcia umowy w procesie zdalnym (on-line) z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
• ograniczenie kosztów