Proces obsługi dokumentów z kontrahentami

Istnieje bardzo dużo, różnego rodzaju dokumentów, które wymieniane są między firmą a jej kontrahentami. Do najważniejszych należą umowy, aneksy, protokoły, itp. Proces ich obsługi zapewnia cały cykl ich życia od momentu ich tworzenia i negocjacji treści, poprzez akceptację i ostatecznie elektroniczne podpisanie i archiwizację. W dalszej kolejności informowanie o czasie ich obowiązywania (np.: czas trwania umowy) i automatycznego powiadamiania o konieczności przedłużenia, renegocjacji lub wypowiedzenia.

Najważniejsze możliwości:

• generowanie umów z szablonów
• łatwy i intuicyjny sposób znalezienia dowolnego dokumentu
• automatyzacja procesów tworzenia i zarządzania cyklem dokumentów
• automatyczne pilnowanie terminów obowiązywania umów i innych dokumentów
• elektroniczne i zdalne podpisywanie dokumentów
• elektroniczna archiwizacja dokumentów
• integracja z dowolnym systemem np. CRM
• integracja z innymi procesami obiegu dokumentów
• raportowanie i eksport danych do Excela

Korzyści:

• natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów związanych z danym kontrahentem (umowy, aneksy, zamówienia, protokoły, itp…),
• zagwarantowanie bezpieczeństwa dokumentów i danych
• skrócenie czasu negocjacji warunków umowy
• redukcja kosztów zarządzania i archiwizacji dokumentów
• spełnienie wymagań RODO