Felieton – Audyt organizacji w kierunku wprowadzenia digitalizacji.

Audyt – czyli przegląd, analiza sytuacji, wyciągnięcie wniosków do stworzenia konkretnych działań optymalizacyjnych. W przypadku, o którym wspominam w niniejszym opracowaniu dotyczy on pierwszego kroku do wprowadzenia w firmie digitalizacji dokumentów i procesów.

Ma on na celu stwierdzenie, czy stan faktyczny jest odpowiedni dla zapewniania realizacji celów oraz wskazanie kierunków niezbędnych zmian w zakresie cyfryzacji dokumentów i procesów.

Audyt powinien pokazać:

• w jakim stopniu przygotowana jest organizacja na wprowadzenie digitalizacji,

• jakie procesy, zadania powinny podlegać digitalizacji,

• co należy zrobić (jakie działania podjąć), by ułatwić wprowadzenie digitalizacji,

• w jakim stopniu aktualnie realizowane procesy i zadania można przełożyć na efektywne odpowiedniki „elektroniczne”,

• ilość dokumentów, procesów, zadań jaka będzie podlegała digitalizacji,

• co należy zrobić, aby wprowadzona digitalizacja wpłynęła na usprawnienia operacyjne, zwiększenie bezpieczeństwa , redukcję kosztów, zwiększenie przychodów.

W dobie pracy zdalnej, a co za tym idzie zwiększonej liczby transakcji w formie elektronicznej, w tym takich z wykorzystaniem danych poufnych czy osobowych, zapewnienie bezpieczeństwa stało się kolejnym wyzwaniem, któremu musieli sprostać nasi klienci. W tym zakresie nasi konsultanci pomogli przeprowadzić audyty bezpieczeństwa zarówno dostępu do dokumentów, weryfikacji uprawnień, warunków korzystania z danych oraz ról jakie pełniły pojedyncze osoby czy całe jednostki organizacyjne.

W zakresie obsługi procesów biznesowych klienci zgłosili kilkadziesiąt usprawnień i modyfikacji, czego efektem było przyśpieszenie obsługi i zwiększenie bezpieczeństwa związanego z przetwarzaniem danych. 

W zakresie bezpieczeństwa, opracowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowany moduł, który odpowiada za zaawansowaną konfigurację uprawnień dostępu do dokumentów.

Zwiększona została czytelność konfiguracji dostępu do procesów, danych i dokumentów. Wprowadziliśmy dodatkowe logowanie zdarzeń i historii operacji, dzięki czemu klienci mogą łatwiej i szybciej analizować potencjalne problemy i niecodzienne sytuacje. Są w stanie to robić z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie, w ramach swoich uprawnień.

W zakresie pomocy przy rozstrzyganiu sporów oraz wykorzystania elektronicznych dokumentów na przykład przy prowadzeniu spraw sądowych, wystąpiliśmy do kancelarii prawnych z prośbą o wydanie takich opinii. Wnioski, które otrzymaliśmy, zostały wdrożone w naszych rozwiązaniach, a sugestie dot. konfiguracji systemów przekazane naszym klientom.W narzędziach jakie udostępniamy naszym klientom najważniejszym aspektem staje się dla nas ich rozwój, adekwatny do potrzeb i oczekiwań klientów. Dzięki sprawnej komunikacji i identyfikacji pojawiających się kamieni milowych, reagujemy i optymalizujemy rozwiązania.  Systematyczna weryfikacja, kontrola oraz komunikacja z klientami to podstawa efektywnej digitalizacji u naszych klientów.

Masz pytania? Zapraszam do kontaktu.