A co tu najważniejsze jest?

Przed kilkoma tygodniami wziąłem udział w jednej z największych (o ile nie największej) konferencji dla organizacji zainteresowanych tematyką szeroko pojętego zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi z nimi związanymi. Nie, nie będę oceniał żadnego wystąpienia, nie będę opowiadał o tym co mi się podobało, a co zrobiło całkiem odwrotne wrażenie. Podzielę się za to pewną handlową, ale równocześnie – jak wierzę – merytoryczną refleksją. 

Konwencja konferencji polega na tym, że dostawcy podczas 30 minutowych wystąpień przedstawiają siebie i swoje produkty w prezentacjach teoretycznych, praktycznych lub tzw. business case. Pojawiłem się tam po kilkuletniej przerwie, dlatego całkiem świadomie wybrałem rolę biernego słuchacza. Zależało mi by właśnie z tej perspektywy spojrzeć na rynek, a przynajmniej na jego fragment reprezentowany przez osoby, które zgromadziły się na sali.

Zauważyłem, że wszyscy dostawcy – a przynajmniej wszyscy ci, których prezentacje widziałem – mówią i – jak sądzę – działają “po nowemu”. Wszyscy koncentrują się na byciu postrzeganym, jako doradca i konsultant, nie zaś tylko dostawca rozwiązania. Niektórzy mówią wprost, że zanim zaczną proponować swój produkt, chcą najpierw zyskać pewność, że są w stanie zrealizować potrzeby klienta poprzez odpowiednie dobranie czy zmodyfikowanie istniejącego rozwiązania. Dopiero wówczas przedstawiają ofertę i rozpoczynają rozmowy handlowe. Inni – choć prawdę mówiąc, był to pojedynczy zaobserwowany przeze mnie przypadek – poruszają się na granicy pewnej biznesowej zuchwałości, komunikując coś takiego: przyjedziemy do Was i sprawdzimy, czy w ogóle nadajecie się do używania naszego rozwiązania, czy na nie zasługujecie. Pozwoliłem sobie na delikatne przejaskrawienie, niemniej przekaz był bardzo zbliżony. Do czego zmierzam?

Padło wiele słów o potrzebach, o ich spełnieniu, o dopasowaniu, o wspólnym budowaniu rozwiązań. Pomyślałem wtedy, że są to stwierdzenia dość okrągłe, ogólne i oddalone od sedna. Może konferencja nie jest miejscem, w który można pokazać czy powiedzieć coś więcej? Nie sądzę, skoro tak jak wspomniałem, niektóre wypowiedzi w swej bezpośredniości graniczyły z zuchwałością. Brakowało mówienia o zbieraniu wymagań, czy celu biznesowym. Chciałbym, by ktoś przekonująco wytłumaczył, dlaczego jest to tak ważne w projekcie – zarówno z punktu widzenia dostawcy, jak i klienta. Chciałbym, żeby powiedział, że najczęściej – jak pokazuje biznesowe życie – są to informacje, które można porównać z najbardziej osobistymi sprawami dwojga ludzi, którzy dopiero zaczynają się ze sobą spotykać, których związek dopiero kiełkuje i choć obydwoje są we właściwej dla tej fazy związku euforii to tak naprawdę nie wiedzą jeszcze, co przyniesie jutro, kolejny tydzień, czy miesiąc. W biznesie, paradoksalnie, mamy mniej czasu na podjęcie decyzji, czy i kiedy powiemy sobie wystarczająco dużo, ponieważ każde spotkanie może być naszym ostatnim. Stawiam kropkę. Niebezpiecznie znosi mnie w metafizyczne rejony.

Mówi się, że biznesie nie istnieje zaufanie, że zawsze jest albo ograniczone, albo w ogóle go nie ma. Tak naprawdę należałoby więc znaleźć inny rzeczownik na określenie biznesowej otwartości. Tak czy inaczej… bywa, że projekty IT angażują w równym stopniu zespół po stronie dostawcy oraz po stronie klienta. Do powodzenia takiego projektu niezbędne jest więc coś, co zamiast zaufania określę poleganiem na sobie. Gdy projekt już jest w fazie realizacji, wszystko jest jasne. Co jednak zrobić, gdy dopiero rozmawiamy o potencjalnej współpracy? Jak zdobyć niezbędne informacje i jak przekazać te, które będą wartościowe dla naszego przyszłego klienta? Rozmawiajmy o celach biznesowych, zbierajmy wymagania! Znajdźmy i wybierzmy szczegół, część, wycinek większej całości, którym będziemy mogli poświęcić więcej uwagi podczas pierwszych spotkań. Detaliczna rozmowa o całości przedsięwzięcia prawie na pewno skaże nas na porażkę i wprowadzi niepotrzebną konfuzję po obu stronach stołu.

W metodykach zwinnych istnieje banalne w swej prostocie, ale jednocześnie niebagatelne narzędzie. Można je traktować z dystansem, ale jeżeli kiedykolwiek miało się z nim do czynienia docenia się jego znaczenie. Mam na myśli tzw. user story, czy jak kto woli – historyjkę użytkownika. Jej przygotowanie polega na udzieleniu zwięzłej odpowiedzi na 3 pytania: ja jako kto? co chciałbym? dlaczego? User story jest najprostszym narzędziem pozwalającym określić cel biznesowy, czy po prostu powód realizacji jakiegoś rozwiązania. Nie musimy przygotowywać historyjek użytkownika jeszcze przed realizacją projektu. Ważne żebyśmy spróbowali komunikować się, używając tego prostego schematu. Dzięki temu dowiemy się z kim rozmawiamy, konkretnie co jest do zrobienia i co najważniejsze – dlaczego.

Co zrobimy z tą wiedzą, jakich informacji zwrotnych udzielimy naszemu klientowi to kolejny “temat rzeka”. Wspomnę tylko, że od tego momentu zaczyna się etap, o którym podczas konferencji mówili (choć nie wprost) prawie wszyscy prelegenci. Dzięki tak zebranym wymaganiom, dzięki tak rozpoznanemu celowi biznesowemu będziemy mogli najpierw przed sobą, a potem przed klientem odpowiedzieć na jedno zasadnicze pytanie – czy i jak możemy pomóc.

p.s. W tytule przywołałem wers z piosenki zespołu Myslovitz – Gadające głowy. Mam do niej pewną słabość, szczególnie do refleksyjnego tekstu. Niektórzy pomyślą, że wspominanie o nim w kontekście biznesowym – bo taki jest w gruncie rzeczy ten artykuł – jest nieuprawnione i całkiem od rzeczy. Uspakajam: w tym szczególnym przypadku chodzi wyłącznie o refren. Tak czy inaczej, utwór polecam w całości, jako tło do metafizycznych rozważań