Jak zoptymalizować procesy wykorzystując inteligentną digitalizację dokumentów?
Szybciej, taniej i lepiej. Czy jest to możliwe w odniesieniu do obsługi procesów związanych z dokumentami? Odpowiedź brzmi tak o ile zastosuje się inteligentne i kompleksowe rozwiązania, które w pełni zautomatyzują ręcznie wykonywaną dotychczas pracę.
Po pierwsze jakość odczytu? Napiszę wprost: my również jesteśmy zaskoczeni wręcz doskonałą jakością odczytu informacji z dokumentów. Kiedy przeprowadzamy prezentację klienci nie wierzą w to, co widzą i proszą o pokazanie efektów na ich dokumentach. Po wdrożeniu wszyscy zapominają, że kiedyś robili to ręcznie i co oczywiste przyzwyczajają się do takich rezultatów przy dodawaniu kolejnych procesów i dokumentów.
Właśnie te wyjątkowe rezultaty odczytu danych przy użyciu technologii OCR pozwalają na automatyzację kategoryzowania dokumentów, a w kolejnym kroku uruchamianie procesów i kierowania spraw do odpowiednich osób w firmie.
Aby nie być gołosłownym standardowa jakość odczytu dokumentów przekracza 98%. Po zastosowaniu dodatkowej weryfikacji osiąga praktycznie 100%. Wszystko to odbywa się w czasie niewspółmiernie krótszym niż podczas ręcznej pracy z dokumentami.
Jeżeli dodatkowo uwzględnimy skrócenie czasu związanego z przesyłaniem dokumentów to na konkretnym przykładzie wdrożenia w firmie handlowej możemy powiedzieć, że taki tradycyjny obieg sprawy skróciliśmy z 12 dni do kilkunastu minut i to w skali kilku tysięcy spraw miesięcznie.
Oszczędności finansowe związane z wyeliminowaniem takich zadań jak drukowanie, przesyłanie kurierami, pakowanie, kategoryzacja oraz tradycyjna archiwizacja dokumentów osiągnęły ponad 1,7 mln zł każdego roku. Policzono, że dzięki temu 11 pracowników przestało wykonywać niepotrzebną pracę w skali 132 dni rocznie.
Coraz istotniejsze jest również osiąganie celów CSR takich jak ekoinnowacyjność, które stanowią mocną odpowiedź biznesu na wyzwania ekologiczne. W tym przypadku korzyści ekonomiczne idą w parze z korzyściami ekologicznymi. Wyeliminowanie drukowania dokumentów, ich kopiowania redukuje zapotrzebowanie na papier i energię. Wyklucza całkowicie ich transport, a co za tym idzie ogranicza całkowicie zanieczyszczenie środowiska spalinami. Co istotne, eliminuje w 100% zużycie energii potrzebnej do zagwarantowania odpowiednich warunków przechowywania dokumentów papierowych oraz późniejszego ich niszczenia i recyclingu.
Na koniec chciałbym podzielić się kilkoma spostrzeżeniami, które być może pomogą ocenić sytuację i wskazać trendy w nieco szerzej pojętej digitalizacji dokumentów i spraw. Otóż, na podstawie danych zebranych od naszych klientów w przeciągu ostatnich 3 lat zauważyliśmy znaczący przyrost ogólnej ilości dokumentów. Wzrost ten wynosi średnio 30% rok do roku (!). W niektórych przypadkach osiąga nawet 100% i więcej.
Ponadto zauważyliśmy, że dynamika wzrostu jest większa w odniesieniu do dokumentów trafiających do przedsiębiorstw drogą elektroniczną (np. w postaci plików PDF, EDI, XML) niż dokumentów papierowych. Sądzimy, że ta dynamika będzie jeszcze rosła. Oznacza to, że przy doborze zasobów i wdrażaniu rozwiązań koniecznie trzeba uwzględniać różne źródła pochodzenia dokumentów elektronicznych oraz ich formatów, a dodatkowo integracji z systemami dziedzinowymi (ERP, CRM, itp.) czy wręcz wykorzystania aplikacji mobilnych, z których korzystają pracownicy i np. przedstawiciele handlowi.
