Komu zależy na paperless?
Miałem porzucić już ten temat – przynajmniej na jakiś czas – ale któregoś dnia jadąc autem, w jednej z radiowych audycji usłyszałem coś intrygującego. Kongres Lekarzy (przepraszam, jeżeli pomyliłem nazwę tego ciała czy instytucji) po ostatniej sesji obrad przedstawił informację, że w Polsce około 92% nastolatków ma próchnicę.
To najwyższy odsetek w Europie. Wręcz zatrważający, gdy zdamy sobie sprawę z tego, że w żadnym innym cywilizowanym europejskim kraju parametr ten nie przekracza 20%. Lekarze stomatolodzy, biorący udział w kongresie, wystosowali memorandum do premiera, ministra i być może parlamentu, którego celem jest podjęcie konkretnych działań zmierzających do poprawy sytuacji. Co w tym intrygującego? Przede wszystkim to, że inicjatywa jest niejako oddolna, od strony wykonawcy danej usługi. Od strony lekarzy, którzy przecież dzięki temu, że próchnica jest – zarabiają pieniądze. Przecież to sponsor projektu – minister, premier czy parlament – powinien sam się tym zająć, szukać oszczędności, poprawiać obecny stan rzeczy.
Dokładnie tak, jak najczęściej jest w biznesie. Tam inicjatywy oddolne skoncentrowane są zazwyczaj na usprawnieniu procesów, a te odgórne przeważnie w pierwszej kolejności dotyczą oszczędności lub korzyści finansowych. Dlaczego zatem w służbie zdrowia jest odwrotnie? Nie wiem i nie będę się dalej nad tym zastanawiał. Dość, że do każdego z nas docierają czasami podobne informacje. Tyle że w większości przypadków nie przejmujemy się nimi zbytnio, dopóki nie dotyczą nas bezpośrednio. Prawda?
Zatem komu zależy na paperless? Nie „komu paperless jest potrzebny”, ale komu na nim zwyczajnie zależy: czy to dlatego, że jego zastosowanie usprawni procesy, czy dlatego, że dzięki niemu organizacja obniży koszty i być może zwiększy przychody, czy jeszcze z jakiegoś innego powodu. Zadaję to pytanie, choć per analogia może się wydawać, że działam jak lekarz stomatolog z historii, którą opisałem powyżej.
Jednak gdy się nad tym zastanowiłem, doszedłem do wniosku, że dla dostawców rozwiązań do zarządzania dokumentami mniej papieru nie oznacza mniej dokumentów. W tym wypadku mniej próchnicy wcale nie oznacza mniej pracy. Oprócz tego, że zaraz po wejściu do organizacji dokumenty (czy szerzej mówiąc – informacje) mogą być digitalizowane i dystrybuowane w wersji elektronicznej, mogą też pochodzić z różnych źródeł, takich jak e-maile, pliki, formularze elektroniczne, nagrania dźwiękowe i inne. Pisałem o tym w jednym z wcześniejszych artykułów, zwracając uwagę na nieodwracalny w zasadzie trend, zgodnie z którym organizacje produkują i gromadzą co raz więcej dokumentów w formie elektronicznej. Krótko mówiąc – informacji jako takiej (w domyśle: dokumentów), jest co najmniej tyle samo, choć życie pokazuje, że jest jej coraz więcej. A to właśnie dzięki możliwościom pozyskiwania z różnych źródeł i efektywnego przetwarzania.
Mam nadzieję, że udało mi się wyjaśnić, że nie mam nic wspólnego ze stomatologią. Wrócę więc do odpowiedzi na postawione pytanie. Według mnie na paperless zależy – albo zależeć powinno – zarówno komercyjnym organizacjom, jak i dostawcom rozwiązań opartych na technologii. Akurat w tym przypadku obydwie strony grają niejako w jednej drużynie. Wątpliwości miałbym – z przyczyn, których analizę pominę – w odniesieniu do administracji publicznej (choć przecież z wyjątkami) oraz w odniesieniu do dostawców rozwiązań biznesowych opartych na podstawowej pracy z dokumentami papierowymi. W tym ostatnim przypadku nie mam jednak wątpliwości, że zmiany nadejdą – o ile już nie nadchodzą. Wywoła je rynek i zwrot organizacji, odbiorców rozwiązań w kierunku usprawniania najbardziej podstawowych procesów. W przypadku dostawców technologii, takich jak CONTMAN, można wręcz powiedzieć, że paperless jest niejako potwierdzeniem słuszności kierunku rozwoju oferowanych rozwiązań biznesowych.
