Zalety analizy przedwdrożeniowej – jeden z czynników sukcesu projektu

Dobrze przeprowadzony projekt to projekt odpowiednio zaplanowany. We współczesnym dynamicznie zmieniającym się świecie i zwinnym podejściu do zarządzania projektami, jednym z jego najtrudniejszych aspektów jest zakres, który bardzo często ulega wielu zmianom w krótkim okresie czasu. Sytuacją całkiem normalną jest zmiana priorytetów w backlogu, nawet po kilku pierwszych iteracjach jego realizacji. Doświadczenie pokazuje, że podział projektu na etapy, których efektem są w pełni działające funkcjonalności, przynosi największe korzyści. Nie zrobimy tego skutecznie, jeśli dogłębnie nie poznamy zakresu. W tym celu niezbędna będzie odpowiednia analiza biznesowa.

Analiza przedwdrożeniowa projektu to proces, który odgrywa kluczową rolę w planowaniu i wdrażaniu większości projektów. Jest to etap, który pozwala zrozumieć, ocenić i przygotować się na potencjalne wyzwania i korzyści związane z danym przedsięwzięciem. Etap ten jest często bagatelizowany w całym procesie powoływania projektu do życia – szczególnie przez niedoświadczone zespoły projektowe. Chęć przyspieszenia realizacji projektu – tylko pozornie, sprawia, że pomijamy ten krok albo skracamy go do minimum.  Wieloletnie doświadczenie Contman w tym zakresie pokazało, że jest wręcz odwrotnie. Sama analiza może być częścią projektu lub elementem poprzedzającym projekt. Warto zrozumieć, dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest tak istotna i jakie są jej główne zalety oraz dlaczego warto zainwestować w ten etap – zarówno czas, jak i pieniądze.

Zrozumienie celów projektu. Każde przedsięwzięcie powoływane jest w jakimś celu. Analiza przedwdrożeniowa umożliwia lepsze zrozumienie celu projektu i jego dekompozycję. W trakcie warsztatów biznesowych wraz z zespołem projektowym i interesariuszami dogłębnie definiujemy cel główny oraz cele szczegółowe. Proces ten pomaga zidentyfikować, co chcemy osiągnąć, jakie są priorytety, i jakie kroki będą potrzebne do ich realizacji. Dzięki temu projekt staje się przejrzysty, a jego cel zrozumiały. 

Podział na etapy. Wielkość projektów jest różna – zdarza się, że pomniejsze inicjatywy w ramach organizacji nie wymagają skomplikowanych planów i nadmiarowych działań. Duże i średnie projekty oraz programy wymagają zupełnie innego podejścia. Przedsięwzięcia tego typu wręcz wymagają dekompozycji na mniejsze etapy – szczególnie, kiedy w ramach inicjatywy poruszamy kilka obszarów biznesowych i funkcjonalnych. Zwykle cel główny, od strony operacyjnej, jest zbiorem dużej ilości mniejszych kroków i aktywności. Od strony zarządczej to nic innego jak poszczególne kamienie milowe, które przybliżają nas do osiągnięcia celu.

Podzielenie projektu na etapy pozwala zoptymalizować koszty i rozłożyć je w czasie. Może być pomocne, kiedy mamy ograniczone zasoby lub możemy sterować liczbą osób i czasem w zależności od etapu. Złożoność etapów bywa bardzo różna, a co za tym idzie i ich koszty – takie podejście pomaga w budżetowaniu projektu zarówno, jeśli wymagane jest rozłożenie płatności w czasie, jak również przydzielania budżetów różnych komórek organizacyjnych do poszczególnych etapów projektu. 

Analiza przedwdrożeniowa pozwala lepiej zrozumieć priorytety i tak rozłożyć etapy, żeby jak najszybciej przynieść wymierne efekty z wprowadzanych w ramach projektu zmian. Poza szeregiem korzyści, jakie niesie to ze sobą, nieocenione jest dostarczenie kompletnej funkcjonalności użytkownikowi, który widzi sens przedsięwzięć i swojego zaangażowania w procesie zarządzania zmianą w organizacji.

Identyfikacja ryzyka. W analizie przedwdrożeniowej dokładnie analizuje się potencjalne zagrożenia i ryzyka związane z projektem. To pozwala na ich wcześniejsze rozpoznanie i opracowanie strategii ich minimalizacji lub zarządzania nimi. Pozwala to uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie realizacji projektu.

Ocena opłacalności i zasadności danego przedsięwzięcia. Przed rozpoczęciem projektu warto dokładnie ocenić, czy jest on opłacalny. Pomimo zwinnego podejścia musimy pamiętać, że na koniec dnia bilans musi wyjść na zero, a budżet projektu nie jest z gumy. Analiza przedwdrożeniowa pozwala na oszacowanie kosztów i korzyści związanych z projektem, co umożliwia lepsze decyzje inwestycyjne. Dzięki zrozumieniu celów biznesowych i podziałowi na etapy możemy lepiej zaplanować nie tylko zasoby, ale również cashflow. Umożliwi nam to również transfer budżet pomiędzy etapami, a niekiedy nawet świadomą rezygnację z niektórych elementów, które zostały pierwotnie zaplanowane. W skrajnych przypadkach analiza przedwdrożeniowa może nawet sprawić, że projekt zostanie wstrzymany. 

Planowanie zasobów. Na podstawie analizy przedwdrożeniowej można dokładnie określić, jakie zasoby będą potrzebne do realizacji projektu, w tym ludzie, finanse, technologia i czas. To pozwala na lepsze planowanie i zarządzanie zasobami. 

Zaangażowanie interesariuszy. Analiza przedwdrożeniowa pozwala zidentyfikować interesariuszy projektu i zrozumieć ich oczekiwania oraz potrzeby. Dzięki temu można lepiej zaangażować ich w proces decyzyjny i realizację projektu, co zwiększa szanse na sukces. Wciągnięcie ich w burzę mózgów w trakcie warsztatów biznesowych daje wymierne korzyści od samego początku i procentuje na każdym kolejnym etapie. Zaangażowanie użytkowników i organizacji w projekt to również istotny element zarządzania zmianą. Nie ma nic gorszego niż projekt wprowadzany na siłę, bez aprobaty głównych odbiorców zmiany.

Zaangażowana organizacja to zwiększenie szans na sukces. Dzięki analizie przedwdrożeniowej projekt staje się lepiej przygotowany do realizacji. Ryzyka są zminimalizowane i znane, cele są jasno określone, a zasoby odpowiednio zaplanowane. To wszystko przekłada się na zwiększenie szans na osiągnięcie sukcesu projektu. Reagowanie na zmiany jest wtedy o wiele łatwiejsze.

Optymalizacja procesów: Analiza przedwdrożeniowa pozwala również na identyfikację obszarów, które można zoptymalizować w ramach projektu. Może zdarzyć się również, że w wyniku warsztatów z zespołem nie tylko urealniamy zakres projektu, ale zidentyfikujemy inne obszary organizacji, które można usprawnić. To może prowadzić do bardziej efektywnego działania organizacji. Oczywiście w ramach osobnego projektu lub dodatkowego etapu. Poza procesami biznesowymi niewątpliwie właściwa analiza biznesowa, optymalizuje również sam proces prowadzenia projektu i ułatwia pracę kierowników projektu.

Podsumowując, analiza przedwdrożeniowa stanowi nieodzowny etap w planowaniu i wdrażaniu projektów i programów. Jej zalety są liczne i obejmują:

• dobre zrozumienie celów projektu, 
• podział projektu na etapy, 
• minimalizację ryzyka, 
• ocenę opłacalności, 
• sprawne  zarządzanie zasobami, 
• zaangażowanie interesariuszy, 
• zwiększenie szans na sukces,
• optymalizację procesów. 

Dlatego też warto poświęcić odpowiednią uwagę temu procesowi, aby osiągnąć jak najlepsze wyniki w realizacji projektów. Nawet jeśli finalnie koszty całego przedsięwzięcia będą podobne, to odczucia z przebytej drogi projektowej będą diametralnie inne. Jest to również jedna z dobrych praktyk prowadzenia projektów, o których napiszemy w kolejnym artykule – stay tuned 😉