Felieton – 8 najszybszych sposobów na efektywne wykorzystanie zasobów firmy
Jak optymalnie wykorzystać zasoby organizacji dzięki digitalizacji?
Poznaj 8 sposobów, które opracowałem na bazie wieloletniej współpracy z klientami.
1. Kierowanie spraw ściśle według kompetencji.
Zdigitalizowane dokumenty i zadania z nimi związane powinny trafiać do ściśle określonych osób, które posiadają odpowiednie kompetencje, aby zrealizować je w jak najkrótszym czasie.
2. Równomierne rozłożenie prac.
Uczciwe, transparentne i równomierne rozłożenie prac na poszczególnych pracowników czy też działy w firmie to podstawa utrzymania zaangażowania oraz jakości. Pracownicy oczekują tu zrozumienia i wsparcia przy odpowiednim obciążeniu ich obowiązkami.
3. Automatyzacja wybranych czynności.
Wszystkie czynności, które powtarzają się, a które nie wymagają zaangażowania człowieka powinny być zastąpione „krokami automatycznymi”. W przypadku bardziej zaawansowanych zadań – robotami. Tam gdzie jest potrzebny jednak człowiek, zadania powinny być tak przygotowane, aby posiadał on komplet danych i dokumentów do podjęcia decyzji czy oczekiwanych od niego działań.
4. Zastępstwa i automatyczne przekierowanie spraw.
W przypadkach takich jak nieobecności pracownika w pracy z powodu np.: urlopu czy chorobowego, jego zadania powinny zostać automatycznie zweryfikowane co do wymaganego terminu realizacji. W przypadku, zagrożenia terminu realizacji, obecne i przyszłe zadania powinny zostać automatycznie przekierowane do innej osoby/osób, które mogę je wykonać.
5. Priorytetyzacja zadań.
Kluczową sprawą przy realizacji zadań jest ich priorytetyzacja. Działając w reżimach przepisów i procedur oczekujemy, że zadania zostaną zrealizowane w danym czasie. W tym zakresie, konieczne jest odpowiednie priorytetyzowanie zadań. Pomocna będzie możliwość sortowania po dacie – do kiedy zadania muszą zostać wykonane; ważności czy nawet możliwość oznaczania spraw kolorami. Wszystko po to, aby zadania były realizowane w zakładanym czasie.
6. Powiadomienia.
Odpowiednie, to znaczy przyjazne dla pracowników, skonfigurowanie powiadomień pomoże im w terminowej realizacji zadań. Chodzi o to, aby powiadomienia pojawiały się wtedy kiedy potrzebna jest reakcja lub informacja o zaistniałej sytuacji np. o zrealizowaniu zadania, pojawieniu się nowego, czy pomyślnym zakończeniu procesu. Ważne aby to pracownik mógł dokonać wyboru kiedy powinien otrzymać powiadomienie, przypomnienie czy też dodatkową informację. Nie bez znaczenia jest odpowiedni sposób dostarczenia powiadomienia jak choćby: komunikat w aplikacji, e-mail, a w ostateczności SMS czy wiadomość głosowa.
7. Optymalizacja procesów.
Przeprowadzenie audytu czy choćby weryfikacja raportów z procesów często wskazuje tzw. „wąskie gardła”, a czasem błędy lub możliwości optymalizacyjne. Dzięki ich poprawie najłatwiej jest uzyskać kolejne optymalizacje w postaci skrócenia czasu i obniżenia kosztów.
8. Delegowanie prac do outsourcerów.
Dzięki wprowadzeniu digitalizacji i elektronicznych procesów możliwa jest szybka analiza opłacalności wykonywania zadań. Te, które nie stanowią podstawowej działalności biznesowej lub wykonane mogą być z tą samą jakością ale taniej można outsourcować. Dzięki digitalizacji można w łatwy sposób przenieść część lub całość wybranych procesów na zewnątrz firmy.
Efektywne wykorzystanie zasobów firmy jest kluczowym czynnikiem ekonomicznego sukcesu firmy na rynku, stanowi o jej wartości i przewadze konkurencyjnej.
Chcesz wiedzieć jak możemy zoptymalizować efektywność zasobów w Twojej firmie?
Masz pytania? Zapraszam do kontaktu.
