Felieton – Digitalizacja dokumentów w organizacji. Część III – Praca grupowa z dokumentami
Kiedy praca zdalna stała się koniecznością, wielu naszych klientów stanęło przed wyzwaniem efektywnej realizacji zadań w ramach aktualnych procesów administracyjnych, handlowych i innych. Okazało się, że w wielu przypadkach procesy przestały działać efektywnie, a w niektórych, ekstremalnych przestały działać w ogóle.Praca grupowa z dokumentami była niemożliwa.
Niezbędne okazało się wsparcie z naszej strony i dostarczenie rozwiązań mających na celu modyfikację istniejących procesów oraz uzupełnienie ścieżek przepływu informacji i zadań. Niezwykle ważne było też nadanie pracownikom organizacji odpowiednich uprawnień i ról, tak by mogli sprawnie i szybko podejmować oraz realizować zadania.
Wiele firm postanowiło stworzyć niektóre procesy na nowo, tak aby odpowiadały potrzebom i ograniczeniom obecnej sytuacji w biznesie. Nasi specjaliści wdrażali nowe ścieżki obiegu dokumentów, np: procesy akceptacji protokołów odbioru, nowe warunki i wzory umów.
W zakresie pracy grupowej nasi klienci oczekiwali również umożliwienia konfiguracji zastępstw (w przypadku chorobowego, urlopu, opieki nad dzieckiem) oraz możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów zdalnie.
Wykorzystanie w tym przypadku rozwiązań CONTMAN okazało się bardzo pomocne, gdyż umożliwiło pracownikom realizację zadań zgodnie z wcześniej przyjętymi standardami, wsparło szybki przepływ informacji oraz rzetelną weryfikację realizowanych zadań.
Więcej o pracy grupowej przeczytasz w tym opisie >>
