Felieton – Digitalizacja dokumentów w organizacji. Część I – Umożliwienie pracy zdalnej z dokumentami
Już na początku pandemii dla większości organizacji stało się oczywiste, że pracownicy, którzy rozpoczęli pracę zdalną będą potrzebowali dostępu nie tylko do kluczowych systemów biznesowych, takich jak rozwiązania klasy ERP, czy CRM, ale również do elektronicznych wersji dokumentów związanych z prowadzonymi przez organizację sprawami i bieżącą działalnością.
W zależności od branży czy procesu biznesowego najczęściej mowa była m.in. o fakturach, umowach, zamówieniach, reklamacjach, ale również o dokumentach wewnętrznych takich jak różnego rodzaju instrukcje, rozporządzenia czy dokumentacja pracownicza.
Organizacje w znakomitej większości postanowiły sprostać wyzwaniu pracy zdalnej. Wielu pracowników otrzymało komputery przenośne, a służby IT dostały zadanie podłączenia ich do sieci wewnętrznej firmy, by mogli pracować w korporacyjnych systemach biznesowych łącznie z tymi, które umożliwiają i wspierają obieg dokumentów.
Z doświadczenia wiemy, że w tym zakresie wyzwaniem dla wielu firm było odpowiednie skonfigurowanie tzw. dostępów poprzez VPN. Część organizacji stanęła przed koniecznością rozbudowy, a nawet wymiany infrastruktury na taką, która by to umożliwiała.
Niektórzy z naszych Klientów, korzystających z rozwiązań CONTMAN w modelu usługowym SaaS zwiększyli przepustowość łącz internetowych oraz uruchomili dodatkowe tunele VPN. W wielu przypadkach okazało się konieczne skonfigurowanie nowych uprawnień dostępowych do dokumentów i procesów dla pracowników, którzy wcześniej nie korzystali z tego rozwiązania.
Jak powyższe zmiany wpłynęły na efektywność i organizację pracy? O tym w kolejnym artykule, a więcej o elektronicznym obiegu dokumentów dowiesz się w tym opisie>>
