Konieczność pracy zdalnej,  wprowadziła początkowo niemałe zamieszanie, ograniczając kontakty międzyludzkie i relacje społeczne. Wpłynęła jednak w wielu przypadkach korzystnie na szybkość, terminowość, efektywność realizowanych zadań.

Dlaczego?

Przygotowałam 10 zasad (moich własnych, z praktyki działania) efektywnej pracy zdalnej.

Jeśli poświęcisz mi 5 min. Zapewniam, że zaoszczędzisz znacznie więcej!

1.      Planuj każdy dzień.

Wiem, powiecie, że zaplanować jest łatwo, gorzej zrealizować. Zadzwoni telefon,  otrzymasz niespodziewany e-mail czy zadania i realizacja planu wyniesie najwyżej 50%!

Nie przejmuj się, nie jesteś sam/sama.  Kluczem do sukcesu jest REALNY PLAN, czyli taki, który zakłada możliwe do zrobienie zadania przy założeniu czasu na ewentualne telefony itp.

Nie organizuj więc kalendarza od do, ale zostaw sobie przestrzeń na dodatkowe, niespodziewane aktywności. Szacunkowo jest to 5 h pracy planowanej do 2-3 godzin pracy niespodziewanej.

2.      Nadawaj priorytety zadaniom

Czy każde zadanie, które zaplanowałeś na dany dzień jest równie ważne? Zastanów się, które są najważniejsze, potem konieczne do realizacji i takie, które mogą być wykonane np. jutro.

Musisz założyć sobie pewien plan minimum (realizacja dwóch pierwszych typów zadań) i optimum (wszystkich).  Trudno będzie Tobie „ wyciągnąć konsekwencje” od siebie samego jeśli nie założysz konkretnych celów.

3.      Planuj z wyprzedzeniem

Jeśli możesz, zaplanuj tydzień z góry, pozostawiając przestrzeń na zadania nieoczekiwane. Nie czekaj z planem do ostatniej chwili, albo nie rób go tylko z dnia na dzień. Zobaczysz, zyskasz  spokój i skonkretyzujesz cele.

4.      Aktualizuj kalendarz

Jeśli pojawia się ważna sprawa do realizacji, aktualizuj kalendarz, tak, abyś był/a zawsze na bieżąco. Abyś widział/a ile czasu może Tobie zająć realizacja danego zadania.

5.      Korzystaj z programów do zarządzania zadaniami i projektami

To są naprawdę GENIALNE narzędzia. Widzisz swój plan pracy, terminy realizacji, zaangażowane osoby. Znasz dedliny. Masz wszystko w jednym miejscu. Nie rezygnuj z efektywności pracy na rzecz kartki i długopisu. Ona Ci nie przypomni o zaplanowanym zadaniu, czy też nie wkleisz na nią interaktywnego linka do przygotowanego konspektu. Przyśpiesz swoją pracę, a co ważne, daj przełożonym podstawy do awansu! 😊 Efektywność i pracowitość to bardzo ważne cechy, cenione przez przełożonych.

6.      Korzystaj z nowoczesnej technologii

Dzięki narzędziom CONTMAN, w naszej firmie możemy w 3 minuty podpisać umowę, zlecenie itp., z firmą zewnętrzną, nawet jeśli nie posiada ona specjalnych certyfikatów elektronicznych. Przyśpiesza i ułatwia to pracę. To samo dotyczy informacji dotyczących klientów czy projektów, są łatwo dostępne z każdego miejsca, dzięki wdrożonym w naszej firmie narzędziom e-archiwizacji.

7.      Załatwiaj sprawy szybciej

Praca zdalna ogranicza możliwość swobodnej, bezpośredniej komunikacji, spotkań przy kawie itp. Korzystaj z platform internetowych, umawiaj się z kolegami, aby szybciej omówić tematy, które są ważne dla Twoje pracy. Nie czekaj, aż ktoś odpisze na e-mail. Zadzwoń,  rozmawiaj, działaj. Ograniczenia są tylko w Twojej głowie. 😊

8.      Koloruj, zaznaczaj

Narzędzia online dają bardzo duże możliwości w personalizacji zadań i komunikacji. Korzystaj z tego. Nadawaj kategorie, priorytety, komentarze. Rób tak dla rozróżnienia np. ważności spraw czy też ich kategorii.

9.      Staraj się planować stałe przerwy

Planowane, stałe przerwy ułatwią Tobie organizację pracy, np. Twój żołądek nie będzie domagał się lunchu w porze śniadania. 🙂 Stałe godziny na przerwy wpłyną na Twoją efektywność i terminowość. Spróbuj.

10.   Nie rozpraszaj się niepotrzebnie

Korzystanie z dodatkowych „ rozpraszaczy” typu radio internetowe z muzyką w tle, włączony telewizor, sprawdzanie wiadomości i telefonu co 10 min itp. wpływa na Twoją efektywność, a raczej jej spadek. Skup się na zadaniu i zrealizuj je od początku do końca. Satysfakcja będzie ogromna. 😊 I „ odhaczysz „ kolejne zadanie z listy „ to do” na dany dzień.

Spróbujesz?

Jak masz pytania, chętnie pomogę.

Pamiętaj. Organizacja własnej pracy to pierwszy krok to spokojnej, efektywnej i naprawdę SKUTECZNEJ pracy zdalnej.

Powodzenia.

Zobacz inne nasze artykuły.

Czytaj więcej o podpisie elektronicznym.